Att dokumentera aktiviteter - att skapa och hantera allmänna handlingar

När information skapas bildas dokumentation över ett skeende; vad som bestämdes, hur man handlade, vem och vad som sades. Inom offentlig sektor är denna information i de allra flesta fall att betrakta som sk allmän handling. Begreppet allmän handling enlig den juridiska definitionen är oberoende av mediet, formatet, på vilket sätt den är skapad eller lagrad och om den är skapad i nutid eller dåtid.

Information som hanteras på en myndighet, kommunal, landstingskommunal eller statlig, måste kunna vara nåbar, kunna återanvändas, återsökas och integreras för att klara dagen krav på informationsförsörjning och inte ”vara inlåst” i t ex ett IT-system. Vi måste även se till att bevara rätt information för att kunna leva upp till den lagstiftning som finns. 

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet (arkivlag 3§).

Samrådsgruppen...
är ett samverkansorgan mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Statens arkiv. Samrådsgruppen ska främja utvecklingen inom den offentliga sektorn av en dokument- och arkivhantering som uppfyller krav i svensk lag samt svensk och internationell standard. Tag del av Samrådsgruppens arbetsordning och verksamhetsplan HÄR.

Navigera dig fram i menyn till vänster för att få mer information.

Aktuellt

Nytt! Samrådsgruppens idébank
I Samrådsgruppens idébank kan du få råd och tips om hantering av allmänna handlingar i den kommunala vardagen. Du är mycket välkommen att ge egna bidrag till denna sida. Har du själv utarbetat en bra handbok, en riktlinje eller gett råd i en speciell fråga - låt andra få ta del av den! Gå direkt till sidan

- Få svar på frågan om papperhandlingar kan slängas efter skanning
- Få exempel på processorienterade dokumentplaner
- Vad gäller för sociala medier? Bevara eller gallra?

Gallringsråd för handlingar inom kommunal- och landstingskommunal sektor 
Råd om bevarande och gallring av handlingar inom olika kommunala verksamheter finner du under huvudrubriken till vänster. Här kan du läsa mer om vilka råd som är senast utkomna samt vilka som är planerade att utges under året.

Gallringsråd nr 1
Nyutkommet gallringsråd nummer 1; bevarande och gallring av handlingar inom lednings- och stödprocesser hos kommuner, landsting och regioner. Hämta gallringsrådet HÄR

Pågående revidering av gallringsråd för undervisning och utbildning
Gallringsråd nummer 2 har omarbetats och är nu utsända på remiss. Remisstid till 22 mars 2010. Remissammanställning färdigställd vecka 19 och bearbetning av råden pågår för närvarande.

Komplettering av gallringsråd
Gallringsråd nr 5 - Råd för den kommunala socialtjänsten har kompletterats:
-  Medlingsverksamhet
-  Personakter i enskild verksamhet
Hämta kompletteringarna HÄR.

Gallringsråd nr 9 - Råd till överförmyndare har kompletterats:
- En förändring i föräldrabalken har medfört att talerättstiden förlängts vilket påverkar angivna förslag på gallringsfrister.
Hämta kompletteringen HÄR.

---

Socialstyrelsens yttrande

om direktöverlämnande av enskild vårdgivares patientjournaler till arkivmyndighet hittar du här (bilaga till verksamhetsredovisning 2009).

---

Frågor om hemsidan ska ställas till webbredaktör - RA eller webbredaktör - SKL eller till någon annan av Samrådsgruppens ledamöter.

---

Senaste uppdatering: 2010-06-14

---