Det viktigaste instrumentet för landstingens och kommunernas arkivvård är de egna lokala föreskrifterna (arkivreglementen), som reglerar ansvarsfrågor kring arkivvården. Arkivreglementena utfärdas med stöd av 16 § arkivlagen, som ger fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade föreskrif­ter för den egna kommunens eller det egna landstingets arkivvård.

År 1991 utkom första gången råd  i form av normalarkivreglementen för kommuner och landsting, utfärdade av Kommunförbundet respektive Landstingsförbundet. Med utgångspunkt i råden kan kommuner och landsting utforma regle­menten som svarar mot lokala behov och ambitioner. I och med att arkivlagen fr o m 1995 gäller även för kommunala bolag och stiftelser har kon­sekvensändringar gjorts i dessa. Nu har råden om arkivreglementen/lokala föreskrifter om arkivvård omarbetats och i skriften Vem bestämmer om arkiv i kommunen? som är utgiven av Samrådsgruppen 2015, kan man läsa mer om hur arkivverksamheten kan styras inom kommunal sektor.

Länk till Vem bestämmer om arkiv? Den tryckta skriften kan beställas hos Cecilia Schyberger, 08-452 78 35.

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunala bolag

Det bör påpekas, att arkivreglementen blir gällande för kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut - dvs bestämmelser i t ex bolagsordning eller ägardirektiv. Läs mer här. Man kan alltså inte enbart anta ett arkivreglemente som säger att detta även ska gälla för kommunala företag, utan man måste följa upp ett sådant beslut genom att i t ex ägardirektivet hänvisa till detta reglemente. Man kan även låta bolagets styrelse fatta beslut om vilka regler och föreskrifter som ska gälla.

Lokala föreskrifter om arkivvård i kommunalförbund?

Tidigare har man utgått ifrån att kommunalförbund upprättar och utfärdar egna föreskrifter om sin arkivvård (de omfattas inte av de arkivreglementen som någon av de i förbundet ingående kommunerna/landstingen har). Detta har dock ändras i och med en dom i Högsta förvaltningsdomstolen (mål 3835-12 i högsta förvaltningsdomstolen). Rent konkret innebär detta att föreskrifter om arkiv måste antas av fullmäktige i samtliga ingående parter i kommunalförbundet. Kommunalförbundet är dock i övrigt sin egen arkivmyndighet i den mening att man som en kommun har tillsyn enligt arkivlagen. Inget hindrar att ett kommunalförbund avtalar om råd, stöd och förvaring med arkivfunktionen i en av de kommuner/landsting som är en part i förbundet.