Enligt lag om kommunal redovisning (1997:614) ska räkenskapsinformation som en kommun eller landsting tagit emot bevaras i det skick den hade när den inkom.
Räkenskapsinformationen får förvaras:
- I vanlig läsbar form
- som mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller i
- annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.
I 11§ anges att räkenskapsinformation ska förvaras i minst tio kalenderår samt att arkivlagens bestämmelser i övrigt gäller för dessa handlingar.
Det maskinläsbara medium som används för att förvara räkenskapsinformationen får förstöras om informationen överförts på ett betryggande sätt (§12) och enligt §13 får Skatteverket tillåta att dokument, mikroskrift eller maskinläsbart medium som används för att förvara räkenskapsinformationen förstörs före utgången av den tid som anges i 11§.
Inkommande leverantörsfakturor i papper kan alltså skannas in till ekonomisystemet. Man kan därefter hos Skatteverket ansöka om att få förstöra (gallra) pappersfakturorna om man bl a kan garantera att väsentlig information inte förstörs. Om Skatteverket ger sitt godkännande kan myndigheten som hanterar räkenskapsinformationen därefter fatta ett gallringsbeslut.
Se exempel på anhållan från en kommun och Skatteverkets yttrande nedan.