InnehÄllsförteckning

Elektroniska handlingar

  1. LĂ„ngtidsbevarande av elektroniska handlingar
  2. Gallring av elektroniska handlingar
  3. Elektroniskt underskrivna handlingar
  4. Krav som kan stÀllas vid upphandling
  5. Dokumentation under drift och vid arkivering

Elektronisk dokumenthantering

  1. Elektronisk dokumenthantering - en översikt
  2. Planering och analys
  3. E-post
  4. Det elektroniska diariet
  5. Elektroniska dokument, elektroniskt dokumentarkiv
  6. LÄngtidsarkivera digitalt - eller pÄ annat medium?

Observera att nedladdningsbara dokument finns lÀngst ner pÄ sidan.

Praktiska exempel pÄ hantering av elektroniska handlingar finns i avsnittet Verksamhetssystem och webb under SamrÄdsgruppens idébank.

Elektroniska handlingar

NÀr man talar om elektroniska handlingar Àr det frÀmst de olika format och metoder som krÀvs för framstÀllning, hantering och förvaring av upptagningar för automatiserad behandling som avses.

Den offentlighetslagstiftning som reglerar tillgÄngen till och hanteringen av allmÀnna handlingar Àr teknikneutral. Det finns ÀndÄ skillnader vad gÀller den praktiska hanteringen beroende pÄ om den allmÀnna handlingen Àr i papper eller om den Àr digital.

Handlingar som upprÀttats som elektroniska handlingar bestÄr inte bara av elektroniska ersÀttare för traditionella handlingar, exempelvis protokoll eller e-post, utan varje unik sammanhÀngande konstellation av uppgifter som kan sammanstÀllas utifrÄn tillgÀngliga uppgiftssammanstÀllningar utgör en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Man talar om sk potentiella handlingar och fÀrdiga handlingar. Potentiella handlingar Àr handlingar som Àr möjliga att framstÀlla ut IT-systemets hela informationsmassa. Det kan vara rapporter eller sammanstÀllningar utifrÄn egna val som man tar fram pÄ skÀrmen för stunden. SammanstÀllningsmöjligheterna kan sÀgas vara oÀndliga. De sk fÀrdiga handlingarna dÀremot Àr avgrÀnsade och fixerade. Exempel pÄ fÀrdiga handlingar Àr ett word- eller exceldokument.

En introduktion till hanteringen av elektronisk information ges i en skrift utarbetad inom SamrÄdsgruppen "E-förvaltning och informationshantering - att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar". Denna kan hÀmtas hÀr nedan.

Hanteringen av elektroniska handlingar inom statlig sektor regleras av Riksarkivet i tvÄ författningar:

  • Riksarkivets föreskrifter och allmĂ€nna rĂ„d om elektroniska handlingar (upptagning för automatiserad behandling (RA-FS 2009:1). Denna innehĂ„ller bestĂ€mmelser om samtliga led i hanteringen av elektroniska handlingar: strategi och planering, utveckling och drift av system/applikationer, Ă„tgĂ€rder för bevarande, systemdokumentation och informationssĂ€kerhet.
  • Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling (RA-FS 2009:2). InnehĂ„ller detaljerade föreskrifter om godkĂ€nda format och standarder, datapresentation m.m. för elektroniska handlingar som framstĂ€lls och bevaras av myndighet samt överlĂ€mnas till arkivmyndighet.

Observera att författningarna Àr bindande endast för staliga myndigheter, men kommuner och landsting rekommenderas att anvÀnda dem som norm. RA-FS 2009:1-2 finns i dokumentlistan hÀr nere.

LĂ„ngtidsbevarande av elektroniska handlingar

Om en elektronisk handling ska bevaras för framtiden mĂ„ste informationen vara i ett sĂ„dant format att ett oberoende av programvara och teknisk utrustning i största möjliga mĂ„n uppnĂ„s. Det Ă€r viktigt att denna aspekt beaktas redan vid planering och upphandling av systemet. Bland annat mĂ„ste en exportfunktion dĂ€rför byggas in i systemet, helst redan vid konstruktionen. Även andra krav pĂ„ uttagets struktur etc bör stĂ€llas i upphandlingsskedet (se nedan).

Moderna databĂ€rare (t ex en PC, CD-skiva eller en DVD) Ă€r inte i sig arkivbestĂ€ndiga. Överföring till nya databĂ€rare med vissa tidsintervall mĂ„ste dĂ€rför göras, ocksĂ„ hos arkivmyndigheten.

Arkivmyndigheten bestÀmmer vilka typer av databÀrare och vilka produkter som ska anvÀndas vid överlÀmnandet, liksom hur de filer som överlÀmnas ska vara strukturerade (datarepresentation) m.m. och vilket format som ska anvÀndas. HÀr kan alltsÄ Riksarkivets författningar vara ett stöd för kommunen / landstinget.

I arkivreglemente kan man specificera och reglera övergripande hur kommunen/landstinget ska hantera elektroniska handlingar. Se exempel pÄ detta frÄn Göteborgs region- och stadsarkiv (bifoga fil lÀngst ner pÄ sidan).

Gallring av elektroniska handlingar

LikavÀl som ett IT-system ska kunna exportera data i ett programoberoende format, ska systemet Àven kunna gallra uppgifter pÄ ett planmÀssigt sÀtt. De gallringsbeslut en nÀmnd antagit för en viss handlingstyp gÀller normalt oberoende om handlingen Àr i papper eller digital. Det Àr dÀrför viktigt att man sÀkerstÀller ett systems gallringsfunktioner.

Begreppet gallring har dock fÄtt en utvidgad betydelse i det hÀr sammanhanget. Gallring i upptagningar för automatiserad behandling avser alltsÄ inte bara förstöring av allmÀnna handlingar eller uppgifter utan Àven

  • förlust av information,
  • förlust av möjliga sammanstĂ€llningar,
  • förlust av sökmöjligheter och
  • förlust av möjlighet att faststĂ€lla informationens autenticitet.

Gallring kan sÄledes intrÀffa vid konvertering eller överföring till nytt medium Àven om all sakinformation bevarats.

Om myndigheten vĂ€ljer att gallra system/applikationer i sin helhet bör man Ă€ndĂ„ bevara en översiktlig beskrivning av programmet. En sĂ„dan kan finnas i myndighetens arkivbeskrivning. Översikten kan undvaras om IT-systemet uteslutande anvĂ€nds för att skapa handlingar som Ă€r gallringsbara enligt generella gallringsbestĂ€mmelser som antagits av myndigheten.

Systemanvisningar för ADB-system innehÄller ofta anvisningar om gallring, utan att den myndighet som anvÀnder systemet fattat beslut dÀrom. Det finns ocksÄ exempel pÄ ADB-system dÀr ordet "gallring" visserligen inte förekommer, men dÀr varje periodisk uppdatering innebÀr radering av tidigare lagrad information. Vid gallring av elektroniskt lagrad information gÀller emellertid att varje gallring, oavsett orsak, ska stödjas pÄ ett beslut av den myndighet som ansvarar för handlingarna.

Vissa registerförfattningar, lagar och förordningar innehÄller krav pÄ gallring av vissa uppgifter, exempelvis socialtjÀnstlagen.

Det bör understrykas att regler för bevarande, gallring, val av arkivmedium, konvertering, arkivering m.m. av elektroniskt lagrad information mÄste faststÀllas i förvÀg och bör Äterges i systemanvisningarna.

I de allra flesta system lĂ€mnar anvĂ€ndaren spĂ„r efter sig, sk loggar. Dessa loggar kan t ex visa vem som gĂ„tt in i ett system, vad anvĂ€ndaren tittat pĂ„ för sidor och vad anvĂ€ndaren gjort för förĂ€ndringar och tillĂ€gg. Loggar Ă€r allmĂ€nna handlingar och vid en gallringsutredning bör man alltsĂ„ sĂ€rskilt beakta de loggfiler som finns. Loggar kan ha olika dignitet beroende pĂ„ typ av system och typ av logg. Nedan finner du ett exempel pĂ„ ett gallringbeslut för olika typer av loggfiler som gĂ€ller för Landstinget i Östergötland.

Elektroniska underskrivna handlingar

Handlingar som inkommer till och/eller upprÀttas inom ramen för en myndighets elektroniska tjÀnster (e-tjÀnster) kan innehÄlla elektroniska signaturer. Riksarkivet har i rapporten Elektroniskt underskrivna handlingar (rapport 2006:1) analyserat ett antal frÄgestÀllningar, bl a dessa;

  • vad Ă€r en elektroniskt underskriven handling?
  • vilka Ă€r handlingens bestĂ„ndsdelar - funktionellt och tekniskt?
  • vilka krav kan stĂ€llas pĂ„ formatet pĂ„ de handlingar som ges in via en e-tjĂ€nst?
  • hur ska man se pĂ„ Ă€kthet och ursprungligt skick?
  • hur kan signaturen gallras /bevaras?

Rapporten kan laddas ner lÀngst ner pÄ denna sida.

Krav som kan stÀllas vid upphandling

Vid en upphandling av ett IT-system bör man redan frÄn början stÀlla krav pÄ systemets möjligheter och funktionalitet vad gÀller bevarande och gallring av handlingar. Nedan i bifogade fil följer exempel pÄ hur man kan formulera kraven. Naturligtvis Àr kravformuleringen beroende av vilken typ av system det Àr. NedanstÄende Àr krav man kan stÀlla pÄ ett system som bÄde innehÄller text och bilder, t ex ett diarieföringsystem med registeruppgifter och tillhörande handlingar ("bilder") eller ett journalsystem med journaltext och t ex inskannade handlingar.

Observera alltsÄ att det kan krÀvas fler detaljerade och specificerade krav i en upphandling Àn de som beskrivs i nedanstÄene fil för att leverantören ska kunna leverara den produkt man vill ha. Detta Àr sjÀlvklart beroende av vilken typ av system det gÀller och i vilken verksamhet systemet ska anvÀndas.

Dokumentation under drift och vid arkivering

Under driften av ett system och senare vid arkivering, ska tillhörande dokumentation finnas till hands och utgöras av:

  • en översiktlig beskrivning av systemet/applikationen,
  • redogörelse för indata och utdata,
  • redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter,
  • beskrivning av rutiner i systemet,
  • beskrivning av lagrade data samt
  • beskrivningar av Ă€ndringar i systemet/applikationen.

Det ska framgÄ vilka uppgifter och handlingar som finns i systemet och vilka sammanstÀllningsmöjligheter myndigheten har eller har haft. Under drift kan denna information finnas i dokumentplanen dÀr anvÀndningen av systemet ska framgÄ utifrÄn de handlingar som dÀr redovisas.
Hos arkivmyndigheten bör en plan för lĂ„ngtidslagring upprĂ€ttas med avseende pĂ„ bland annat hantering, kopiering, förvaring och vĂ„rd. Om konvertering till annat format sker, ska de metoder dokumenteras som krĂ€vs för presentation av uppgifter som tidigare har kunnat göras. Även genomförandet, uppgifter om vilken information som har konverterats och vilka format som anvĂ€nts ska dokumenteras.
Om upptagningen Àr en allmÀn handling ska den dessutom förtecknas pÄ samma sÀtt som alla andra arkivhandlingar (se avsnittet Ordna och förteckna arkiv- arkivredovisning).

Elektronisk dokumenthantering

IT har sedan mitten av 1980-talet varit en förutsÀttning för verksamhetsutvecklingen i kommuner och landsting. MÄnga IT-baserade verksamhetssystem saknar fortfarande funktioner för ett mer lÄngsiktigt bevarande av data. Detta stÀller kommuner, landsting och dess arkivfunktioner inför nya uppgifter.

Redan i traditionella system med pappershandlingar Àr det viktigt att arkivmÀssiga krav och önskemÄl lÀggs in pÄ ett sÄ tidigt stadium som möjligt. I modern arkivbildning blir detta Àn viktigare. Tidigare, lÄngt in pÄ 1980-talet, handlade arkivtjÀnsten i huvudsak om att ta hand om fÀrdiga produkter (protokoll, korrespondens, dossierer etc.), sÄ Àr det inte lÀngre. Nu mÄste arkivtjÀnsten aktiv delta i utformningen av arkivbildningen redan vid kÀllan och, dÄ det gÀller IT-system, redan innan systemen ens finns.

Elektronisk dokumenthantering– en översikt

De första stegen i IT-utvecklingen togs under 1960-talet, nÀr kommuner och landsting började datorisera sina stora system för personal- och ekonomihantering. I nÀsta fas, frÄn 1970-talet och framÄt, skedde en gradvis datorisering av Àrenderegistrering och dokumentproduktion. Vi fick ADB-stödda diarier och "ordbehandling". Tio Är senare inleddes en fas som innebÀr att diarium, ordbehandling och olika system för objektsbunden information knöts samman i större eller mindre lokala datanÀt, med möjligheter till gemensam lagring av information.

I dagslÀget gÄr utvecklingen mot mer integrerade system med stor potential för effektivisering och omdaning av den kommunala förvaltningen. En uppmÀrksammad fara Àr dock att mÄnga systemlösningar kan liknas vid stora silos dÀr lagring av uppgifter sker parallellt. Informationen, uppgifterna, i systemen kan varken ÄteranvÀndas, Ätersökas eller integreras utan Àr "inlÄst".

En viktigt inslag i modern dokumenthantering Àr e-post. Den revolutionerande utvecklingen av möjligheterna att kommunicera - med andra i samma förvaltning, med andra myndigheter eller med vÀrlden i övrigt - Àr vad som i första hand kÀnnetecknar IT-samhÀllet. Ett annat viktigt inslag Àr utvecklingen av heltÀckande teknikstöd för en effektivare Àrendehantering: Genom möjligheten att digitalisera Àven inkomna handlingar har "det papperslösa kontoret" börjat bli en realitet i den meningen, att personal och allmÀnhet blir allt mindre beroende av traditionella pappershandlingar för sin informationsförsörjning.

Vi förestÀller oss vanligen det papperslösa kontoret som ett tillstÄnd dÀr förvaltningens alla dokument kan presenteras pÄ datorernas bildskÀrmar och dÀr dessa dokument Àr identiska med de som kan skrivas ut. De nya möjligheterna att lagra och kommunicera information skapar dock en ny typ av "multidokument", digitala handlingar som blir bÀrare av olika funktioner och som dÀrför inte alltid kan Äterges pÄ en enda utskriven pappershandling.

System med flera integrerade databaser innebÀr att handlingar stÀlls samman och presenteras pÄ bildskÀrmen just nÀr den behövs. Eftersom handlingen Àr digital blir den inte kvar för eventuell arkivering utan den försvinner nÀr den inte lÀngre behövs. Detta Àr en revolutionerande skillnaden gentemot den analoga förvaltning som fanns tidigare. DÄ skapades arkivhandlingar som en naturlig följd av sjÀlva verksamhetens existens.

Planering och analys

I en offentlig förvaltning som producerar och lagrar handlingarna digitalt och kommunicerar dem via olika datanÀt blir informationen sÄrbar. Riskerna för felaktigt handhavande ökar likasÄ. Viktiga dokument kan utvÀxlas sekundsnabbt mellan olika myndigheter utan att normal registreringsskyldighet iakttas. Handlingar som i Personuppgiftslagens mening innebÀr behandling av personuppgift kan spridas i nÀtverk pÄ ett sÀtt som ej Àr tillÄtet. Dokument vilka fungerar som digitala originalhandlingar kan hanteras sÄ att otillÄtna Àndringar blir omöjliga att spÄra. Det stora utbudet av information och produkter gör det svÄrt att en överblick och svÄrt att vÀlja rÀtt system. TyvÀrr kommer arkivaspekterna mÄnga gÄnger lÄngt ner bland prioriteringarna.

De stora kostnaderna för implementering av ny IT-system innebÀr att man försöker skynda pÄ införande och driftsÀttning och avstÄr dÀrför ofta medvetet frÄn att sakligt och praktiskt lösa arkivfrÄgorna. Brister av det slaget fÄr i lÀngden negativa konsekvenser för verksamheten. Kostnaderna för digitala arkivlösningar som införs i efterhand Àr i allmÀnhet mycket stora. Kommunens/landstingets arkivfunktion har dÀrför en viktig uppgift i att se till att allt IT-stöd Àr analyserat betrÀffande behovet av lÄngsiktigt bevarande av information. Om man kunnat konstatera att data, d.v.s. uppgifter, skall bevaras och finnas tillgÀnglig lÀngre tid Àn ett eller tvÄ Är, mÄste IT-systemet ha funktioner för avstÀllning av data, arkivering och inte minst möjlighet att ÄterfÄ data.

E-post

Varje myndighet/kommunalt företag bör ha en sÀrskild digital myndighetsbrevlÄda, skild frÄn de personliga brevlÄdor som förekommer i e-postsystemen. DÀr ska myndigheten kunna omhÀnderta och registrera de allmÀnna handlingar som passerar myndighetsgrÀnsen - pÄ vÀg in eller ut. Handlingar i pÄgÄende Àrenden som cirkulerar inom det egna myndighetsomrÄdet Àr inte allmÀnna handlingar, men nÀr sÄdana handlingar passerar en myndighetsgrÀns blir de normalt allmÀnna handlingar och mÄste dÄ hanteras i enlighet med det offentliga regelverket - se avsnittet Offentlighetsprincipen.
Regelverket har dock nÄgra undantag. Vissa handlingar blir sÄledes inte allmÀnna handlingar trots att de inkommer frÄn annan myndighet, och behöver av det skÀlet inte sÀndas via myndighetsbevlÄda.

Det gÀller

  • skriftvĂ€xling om pĂ„gĂ„ende arbete mellan personer som ingĂ„r i en gemensam projektgrupp, Ă€ven nĂ€r personerna tillhör olika myndigheter,
  • dokument som sĂ€nds till annan myndighet för samrĂ„d om slutgiltig utformning jml 2 kap. 9 § 2 st. tryckfrihetsförordningen (s.k. delning eller underhandskontakt - se avsnittet Offentlighetsprincipen).

Sekretesskyddade uppgifter fÄr endast hanteras i e-postsystem om det kan garanteras att obehöriga ej fÄr del av uppgifterna.

MÄnga e-postbrevlÄdor fÄr problem med sk spam (skrÀppost). SKL har gett ut en skrift om hur kommuner och landsting kan hantera detta. Skriften heter "Digital sopsortering - att hantera skrÀppost i kommuner och landsting". Skriften belyser problemen med skrÀppost och ger ett antal rÄd och rekommendationer kring tekniska lösningar samt förhÄllningssÀtt till gÀllande lagstiftning. HÀmta skriften som pdf hÀr nedan.

Det elektroniska diariet

Regler för myndighetens elektroniska diarium kan i lÄnga stycken vara identiska med de som gÀller för det traditionella pappersdiariet. Man mÄste dock vara medveten om att bestÀmmelserna i personuppgiftslagen (PuL) kan lÀgga hinder i vÀgen för att lÀgga ut det elektroniska diariet pÄ internet. Diarieföring av hemliga handlingar (handlingar som upprÀttats hos en myndighet eller inkommit till eller avsÀnts frÄn en myndighet) Àr obligatorisk. Diariet mÄste dock utformas sÄ att sekretesskyddade (hemliga) uppgifter inte kommer obehöriga till del.

Elektroniska dokument, elektroniskt dokumentarkiv

ÖvergĂ„ng till enbart digital dokumenthantering och dokumentlagring sker knappast i ett slag utan steg för steg. Det kan vara frĂ„ga om att tidigare uttag pĂ„ papper upphör inom en viss aktivitet, eller att en ny aktivitet frĂ„n början görs enbart digital. I bĂ„da fallen förĂ€ndras arkivbildningen pĂ„ ett sĂ€tt som innebĂ€r att myndigheten mĂ„ste fatta beslut om gallring av den digitala handlingen - eller vĂ€lja system för digitalt arkiv. SĂ„dana beslut bör alltid föregĂ„s av samrĂ„d med arkivmyndigheten.

Äldre gallringsregler Ă€r ofta avfattade som om dokumentation pĂ„ papper Ă€r nĂ„gonting sjĂ€lvklart. I takt med att myndigheten förnyar sina gallringsbeslut mĂ„ste dessa utformas sĂ„ att de kan gĂ€lla oberoende av lagringsmedium. Om handlingen skall gallras bör man naturligtvis ta stĂ€llning till om den över huvud taget skall tas ut pĂ„ papper. Elektroniska arbetshandlingar kan förstöras sĂ„ snart de inte lĂ€ngre behövs och bör inte i onödan tas ut pĂ„ papper. Elektroniska allmĂ€nna handlingar som fĂ„r gallras nĂ€r de ej lĂ€ngre Ă€r aktuella (nĂ€r de lĂ€sts, nĂ€r Ă€rendet avslutats o.s.v.) behöver naturligtvis inte heller tas ut pĂ„ papper.

En stor andel av myndighetens handlingar Àr emellertid handlingar som skall gallras med en frist pÄ mellan 1 och 10 Är och hÀr Àr valet mer komplicerat. Det kan finnas bestÀmmelser i lag som förhindrar enbart digital lagring, t.ex. betrÀffande skannade leverantörsfakturor, men i övriga fall mÄste myndigheten (i förekommande fall: arkivmyndigheten) fatta beslut om gallringsfrist.
NĂ€r myndigheten övergĂ„r till producera, hantera och lagra sin information (data – uppgifter) i IT-system har man i realiteten ett elektroniskt arkiv. Även om myndigheten inte fattat nĂ„got beslut om de elektroniska dokumentens framtid bör man tĂ€nka pĂ„ att det elektroniska arkivet utgör en del av myndighetens arkiv och dĂ€rför mĂ„ste dĂ€rför organiseras med samma ambitioner som detta.

MÄlet mÄste vara att Ästadkomma en god offentlighetsstruktur:

  • strukturen i det elektroniska arkivet anpassas till myndighetsarkivet i dess helhet,
  • handlingar som innehĂ„ller sekretesskyddade uppgifter skyddas frĂ„n Ă„tkomst av obehöriga,
  • arbetshandlingar hĂ„lls klart Ă„tskilda frĂ„n allmĂ€nna handlingar,
  • det mĂ„ste finnas en strategi för lĂ„ngsiktigt bevarande av den elektroniska informationen.

LÄngtidsarkivera digitalt - eller pÄ annat medium?

Ska myndigheten bevara sina elektroniska handlingar för framtiden i enbart digital form eller skall lÄngtidsarkivering föregÄs av utskrift pÄ papper eller mikrofilm? Det vill sÀga: skall informationen inför lÄngsiktigt bevarande göras analog? Det senare medför förlust av autenticitet och förlust av möjligheter att söka och sammanstÀlla. I mÄnga fall Àr denna förlust acceptabel och kan dÄ föredras, men om förlusten inte kan accepteras mÄste man sörja för att handlingarna kan bevaras digitalt. I mÄnga fall Àr dessutom en utskrift pÄ papper orealistisk p.g.a. den stora mÀngden data, t.ex. i ett patientjournalsystem.

Det mÄste sÀrskilt pÄpekas att man inte kan behÄlla data i sitt ursprungliga system, d.v.s. lÄta hÄrd- och mjukvara finnas kvar för att startas och anvÀndas vid behov. En dator har en teknisk livslÀngd pÄ kanske 10 Är. SÄ smÄningom kommer komponenterna, t.ex. hÄrddiskar, att haverera. Eftersom teknikutvecklingen Àr extremt snabb Àr det orealistiskt att tÀnka sig att underhÄlla Àldre IT-system. Aktiva ÄtgÀrder mÄste sÄledes vidtas för att bevara och tillhandahÄlla data. Hur detta kan ske beskrivs i följande avsnitt.

InformationssamhÀllet befinner sig i en övergÄngsfas mellan analoga och digitala lagringsformer. Kommunernas och landstingens myndigheter och företag kommer att vÀlja de system som ger största möjliga effektivitet, sÄvida de Àr juridiskt oantastliga. ArkivtjÀnsten mÄste medverka i valet av system. Analog eller digital lÄngtidslagring, detta beror pÄ vad som skall lagras. Stora datamÀngder bör bevaras i digital form medan smÄ datamÀngder i enklare tillÀmpningar sÀkerligen med fördel kan skrivas ut pÄ papper. En förutsÀttning för digital arkivering Àr, som ovan pÄpekats, att det aktuella IT-systemet redan frÄn början, vid installationen, har stöd för avstÀllning (export) av data.

Nedladdningsbara dokument

Till sidans topp