Standarder kan vara bÄde överenskomna standarder och s k marknadsstandarder. Med överenskomna standarder menar vi standarder som Àr ett resultat av arbete inom frivilliga och i princip icke-kommersiella grupper. Ett helt dominerande branschöverskridande standardiseringsorgan Àr ISO - International Standard Organisation. Ett annat organ som bör nÀmnas Àr W3C - World Wide Web Consortium. W3C utvecklar formatstandarder för webben - se t ex XML nedan.

Marknadsstandarder eller de facto-standarder Àr format eller metoder som genom sin dominans bland anvÀndarna fÄtt en stÀllning som liknar den överenskomna standardens.

Standarder för dokumenthantering

SS-ISO 15489 Dokumentation - Dokumenthantering (Records Management)

Tryckfrihetsförordningens villkor för att en handling ska betraktas som allmÀn (upprÀttad av/inkommen till + förvarad) Àr rent juridiska och tar ingen hÀnsyn till handlingens vÀrde hos den förvarande myndigheten. I den svenska och internationella standarden för dokumenthantering SS-ISO 15489 finns emellertid en processuellt grundlagd definition som Àven innefattar handlingens betydelse som verifikat eller evidens för verksamheten:

Information som en organisation eller en person skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten (§ 3).

Ett dokument bör korrekt avspegla vad som meddelats, beslutats eller vilken ÄtgÀrd som vidtagits. Det bör kunna tillgodose behoven i den verksamhet det ingÄr i och kunna anvÀndas för faststÀllande av ansvar (§ 7.2.1)

SS-ISO 15489-1 ger anvisningar för en dokumenthantering som gör det möjligt att skapa och omhÀnderta dokument som Àr autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och Àr anvÀndbara. Mer konkreta anvisningar Äterges i SS-ISO/TR 15489-2 (Riktlinjer).

Det bör noteras att standarden Àven avser dokumentationen. Den Àr riktad till verksamhetsansvariga och förutsÀtter en medveten planering av vad som ska dokumenteras och hur det ska ske.

ISO 15489 innefattar en modell för verksamhetsanalys som gör det möjligt att beskriva verksamhetens processer pÄ ett strukturerat sÀtt. HÀr finns grundvalen för den processbaserade klassificering som Àr ett viktigt insalag i den processbaserade arkivredovisningen. Sedan 2008 finns denna analysmodell som en sÀrskild standard - ISO TR 26122 (Information and Dokumentation. Work process analysis for records).

Standarder för dokument-metadata

Ett tidigt metadata-initiativ Àr Dublin Core (SS-ISO 15836, Information and dokumentation - the Dublin Core metadata element set), som faststÀlldes som vÀrldsstandard Är 2003. Denna sektorsövergripande metadatastandard innehÄller 15 olika metadataelement för dokument, av en typ som kan implementeras i de flesta sammanhang:

Titel - Bidragsgivare - KĂ€lla - Skapare - Datum - SprĂ„k - Ämne - Typ - Relation - Beskrivning - Format - TĂ€ckning - Publicerare - Identifierare - RĂ€ttigheter

Dublin Core har befrÀmjat en enkel och uniform metadatahantering som haft sÀrskilt stor betydelse i Internet-miljön, men ur ett dokument- och arkivhanterande perspektiv Àr den inte tillrÀcklig. DÀr saknas t ex metadata som beskriver sammanhanget, dvs processtillhörighet etc, och dÀr finns heller inga metadata som beskriver olika förvaltningsÄtgÀrder under dokumentets livscykel.

Riktlinjer för metadata i dokument och dokumenthantering finner vi i första hand i SS-ISO 23081 Dokumentation - Dokumenthantering - Metadata för dokumentation, del 1-2. De grundlÀggande metadataelementen i dokumenthanteringen beskrivs i del 1:

  • metadata om dokumentet
  • metadata om de regler, policys och mandat som styr verksamheten
  • metadata om aktörer
  • metadata om aktiviteter eller processer
  • metadata om dokumenthanteringsprocesser

Metadatastandarden handlar om hur dessa metadata ska hanteras, men Àven om hur ansvaret för metadata ska hanteras inom en organisation.

Arkivstandarder

Det viktigaste organet för standardisering i arkivsektorn Àr ICA (International Congress on Archives). ICA:s standardiseringsarbete har frÀmst gÀllt beskrivningselement i arkivbeskrivningen:

ISAD(G), General International Standard Archival Description. Om beskrivande metadata för olika nivÄer i arkivredovisningen.

ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. Om beskrivande metadata för organisationer, personer och familjer.

ISDF, International Standard for Describing Functions. Om beskrivande metadata för arkivbildarnas verksamhet och processer.

ISDIAH, International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

Formatstandarder

EAD, Encoded Archival Description. En XML-baserad DTD för utbyte av information om arkiv och samlingar, ofta anvÀnd i kombination med Dublin Core och ISAD(G).

XML, formatstandard baserad pÄ ISO-standarden SGML, utvecklad och förvaltad av W3C.

PDF-A, ISO 19005-1_2005

TIFF (Tagged Image File Format), anvÀnds för fotografier, scannade textdokument och telefax), ISO 12638:1998, ISO 12334

ODF, Open Document Format, utvecklat av OASIS (Oanization for Advancement of Structured Information Standards)

OOXML, Open Office XML, ISO/IEC 29500:2008, en standard baserad pÄ MS Office

CALS, standard för rasterformat, avsedd för kartor och ritningar

Guidelines

MoReq2010, vÀgledning för leverantörer och anvÀndare av elektroniska dokumenthanteringssystem. LÀnk till Moreq2010.

MoReq förvaltas av EU-organet DLM (Document Lifecycle Management). LÀs mer om DLM:s verksamhet och uppdrag pÄ deras hemsida DLM Forum.