Samr�dsgruppen: Uppdaterade sidor

V�lkommen till Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

E-arkiv - m�nga aktiviteter p� g�ng

Begreppet e-arkiv kan enkelt f�rklaras som ett verktyg som hanterar elektroniska leveranser fr�n olika IT-system. Ett e-arkiv kan ha inbyggda funktionaliteter s�som konvertering, kontroll och vidmakth�llande av informationen s�v�l som funktionalitet f�r utl�mnande och tillg�ngligg�rande.
B�de Sveriges Kommuner och Landsting samt Riksarkivet bedriver arbeten som handlar om e-arkiv. Nedan finner du l�nkar till mer information om respektive projekt.

P�g�ende projekt p� SKL

Samordnad upphandling av e-arkiv
Under 2012 p�g�r ett projekt som ska erbjuda kommuner, landsting och regioner m�jlighet att anskaffa och implementera e-arkiv f�r att uppn� m�len f�r eSamh�llet. Projektet ska resultera i en upphandling av e-arkiv och att ett ramavtal tecknas f�r att f� ett f�renklat och gemensamt f�rfarande. Mer information och en l�nk till projektdirektivet kan du h�mta H�R

Mer om SKL:s arbete med e-f�rvaltningsfr�gor finns att l�sa H�R. H�r finns �ven skriften E-f�rvaltning och informationshantering – att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar att ladda ner eller best�lla. Skriften �r framtagen genom Samr�dsgruppen.

P�g�ende projekt p� Riksarkivet

Projekt ”e-Arkiv och e-Diarium – f�rvaltningsgemensamma specifikationer”
Projektet �r en forts�ttning p� den f�rstudie som avslutades i b�rjan av 2011. Projektet tar sikte p� att f�renkla f�r offentlig sektor att utbyta elektronisk information och g�ra det enklare att p� ett samlat s�tt se och f�lja �renden inom och mellan myndigheter. Inom projektet ska man ta fram f�rvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som ska definiera informationens struktur. Genom FGS:erna ska informationen enkelt kunna �verf�ras mellan myndigheter inom kommuner, landsting, regioner samt statliga myndigheter. Informationen struktureras f�r �ters�kning i arkiv, diarier och IT-system.

L�s mer om projektet samt ta del av projektplan, projektdirektiv och f�rstudien H�R

Om Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

Omh�ndertagande, �terl�mnande samt utl�mnande av enskilda/privata v�rdgivares patientjournaler hos arkivmyndighet Samr�dsgruppen har skrivit till Socialstyrelsen och fr�gat om omh�ndertagande av patientjournaler. Socialstyrelsen yttrande i fr�gan finns nedan, som bilaga till verksamhetsber�ttelsen 2009. Samr�dsgruppens v�gledning f�r hantering av privata/enskilda v�rdgivares patientjournaler hittar du i dokumentlistan nedan.
F�rslag till �ndring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser Samr�dsgruppen har via sina huvudm�n SKL och RA skrivit till Socialdepartementet och f�reslagit att man i 20 §, f�rsta stycket i n�mnda lag �ndrar uttrycket "kommunstyrelsen" till "arkivmyndigheten". I lagen anges att ansvaret f�r tillsynen av att samordningsf�rbundet fullg�r sina skyldigheter enligt arkivlagen ska �vila kommunstyrelsen i en kommun som �r medlem av f�rbundet. Kommunfullm�ktige kan dock i enlighet med arkivlagen 8§ utsett n�gon annan n�mnd �n kommunstyrelsen till arkivmyndighet. Detta kan inneb�ra, om s� �r fallet, att man i en kommun d� har tv� arkivmyndigheter. Du hittare skrivelsen i dokumentlistan nedan.

V�lkommen till Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

Samr�dsgruppen...
�r ett samverkansorgan mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Riksarkivet. Samr�dsgruppen ska fr�mja utvecklingen inom den offentliga sektorn av en dokument- och arkivhantering som uppfyller krav i svensk lag samt svensk och internationell standard. Tag del av Samr�dsgruppens arbetsordning och verksamhetsplan H�R. Navigera dig fram i menyn till v�nster f�r att f� mer information.

Du kan prenumerera p� nyheter p� hemsidan genom v�r RSS feed. L�s mer H�R. Det �r endast Nyhetsspalten som �r kopplad till RSS. Vi l�gger d�rf�r in en bl�nkare i denna spalt som r�r andra f�r�ndringar p� hemsidan.

Observera att vi kontinuerligt flyttar �ldre notiser fr�n nyhetsspalten HIT f�r att vara s� �versk�dliga som m�jligt. Fler aktuella fr�gor hittar du l�ngre ner p� sidan.

H�lso- och sjukv�rd

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

Information om bevarande och gallring av handlingar inom verksamhetsomr�det hittar man i Gallringsr�d nummer 6. R�det ber�r hantering av patientjournaler och handlingar inom bl a f�ljande omr�den:

M�drah�lsov�rd
Barn- och skolh�lsov�rd
L�kemedelshantering
Avvikelser och anm�lningar inom v�rden (Lex Maria)
Tandv�rd

Gallringsr�d f�r smittskyddsenheter finns H�R

Dessa r�d �r ej utgivna som tryck. En uppdatering av r�den kommer att g�ras p g a ny patientdatalag (ikraftr�dande halv�rsskiftet 2008). Observera att det som r�knas som en journaluppgift / journalhandling m�ste f�rvaras i minst tio �r enligt patientdatalagen.
Denna minimitid f�r bevarande �ndrades fr�n tre �r till tio �r d� patientdatalagen inf�rdes. Det kan allts� finnas felaktigheter i nuvarande gallringsr�d beroende p� att de �terspeglar lagstiftning som upph�rt. Samr�dsgruppen (SKL och Riksarkivet) rekommenderar dock i de allra flesta fall att patientjournaler/journalhandlingar bevaras f�r all framtid. Nedan finns Gallringsr�det utgivet som en pdf-fil. Anv�nd pdf-filens bokm�rkesfunktion f�r att hittta l�ttare i filen.

Samr�dsgruppen har gett ut en v�gledning som handlar om omh�ndertagande, �terl�mnande samt utl�mnande av enskilda/privata v�rdgivares patientjournaler hos arkivmyndighet. Den kan h�mtas fr�n denna sida.

Fr�ga om inspelade samtal fr�n sjukv�rdsupplysningen

Fr�ga har v�ckts om inspelade samtal fr�n Sjukv�rdsupplysningen och om denna info ska sparas. Informationen i Sjukv�rdsupplysningens system �r att betrakta som journalhandling och ska enl. patientdatalagen bevaras i minst 10 �r. I "Bevara eller gallra" anges en gallringsfrist p� 3 �r. Denna rekommendation grundar sig p� det som g�llde i den nu upph�rda patientjournallagen. Rekommendationen borde sj�lvklart ha �ndrats.

Information fr�n sjukv�rdsupplysningen kan t ex komma att utg�ra bakgrundsmaterial och dokumentation till anm�lnings�renden, d� man beh�ver bevis om vad som egentligen sades vid samtalet.

Om Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor bildades 1984 av Riksarkivet, Svenska Kommunf�rbundet och Landstingsf�rbundet, som ett beredande samarbetsorgan mellan det statliga arkivv�sendet och de prim�r- och landstingskommunala sektorerna. Enligt sin arbetsordning ska samr�dsgruppen fr�mja samverkan mellan stat, kommuner och landsting inom arkivomr�det, till gagn f�r utvecklingen av arkivfr�gorna. Tonvikten ska ligga p� de fr�gor som �r av gemensamt intresse f�r den offentliga sektorn. Samr�dsgruppen har bl.a. utarbetat r�d om bevarande och gallring inom en rad kommunala omr�den. Samr�dsgruppen best�r av nio ledam�ter. Tre ledam�ter utses av Riksarkivet och tre ledam�ter vardera f�r kommuner respektive landsting utses av Sveriges Kommuner och Landsting. Ordf�rande utses inom gruppen f�r en tid av ett �r. F�rutom gruppens ledam�ter tillhandah�ller Riksarkivet en sekreterare. Ledam�ternas namn �terfinns under rubriken Kontakter. Samr�dsgruppen uppr�ttar f�r varje kalender�r en verksamhetsplan liksom en verksamhetsredovisning f�r f�reg�ende �r. De aktuella dokumenten �terfinns nedan. Hemsidan
Redaktion f�r webbplatsen �r hela Samr�dsgruppen, men det praktiska utvecklingsarbetet drivs dock av Ulrika Gustafsson, SKL (samordnande) samt Gunnar Sundberg, Riksarkivet, Bo Thal�n, Regionarkivet G�teborg och Tom Sahl�n, konsult. Fr�gor och synpunkter p� hemsidan mottages tacksamt. Prenumeration p� nyheter
Klicka p� RSS ikonen i din webbl�sare f�r att visa RSS fl�det.

RSS �r en tj�nst som till�ter dig att prenumerera p� fl�det av nyheter p� v�r hemsida.
Funktionen hj�lper dig att v�lja ut nytt och uppdaterat material p� hemsidan.
Det blir helt enkelt l�ttare f�r dig att se vad som har h�nt sedan ditt senaste bes�k.

V�lkommen till Samr�dsgruppen f�r kommunala arkivfr�gor

Wed, 25 Jan 2012 08:00:00 +0100

Fler aktuella fr�gor

Skolorna och informationen - seminariedag om skolfr�gor
Tisdagen den 15 november anordnade Samr�dsgruppen en dag om skoljuridiska fr�gor. Tag del av f�redragen H�R

Klassificeringsstruktur f�r kommunala och landstingskommunala verksamheter

Friskolors �verl�mnande av betygsinformation

v�ren 2012

Samr�dsgruppens id�bank
I Samr�dsgruppens id�bank kan du f� r�d och tips om hantering av allm�nna handlingar i den kommunala vardagen. Du �r mycket v�lkommen att ge egna bidrag till denna sida. Har du sj�lv utarbetat en bra handbok, en riktlinje eller gett r�d i en speciell fr�ga - l�t andra f� ta del av den! G� direkt till sidan

- F� svar p� fr�gan om pappershandlingar kan sl�ngas efter skanning. - F� exempel p� processorienterade dokumentplaner
- Vad g�ller f�r sociala medier? Bevara eller gallra?

Egenh�ndigt undertecknande
H�r kan du �ven h�mta en utredning som handlar om bevarande och gallring av handlingar med egenh�ndigt undertecknande/underskrift (nedladdningsbart dokument) G� direkt till sidan

Gallringsr�d f�r handlingar inom kommunal- och landstingskommunal sektor

R�d om bevarande och gallring av handlingar inom olika kommunala verksamheter finner du under huvudrubriken till v�nster. H�r kan du l�sa mer om vilka r�d som �r senast utkomna samt vilka som �r planerade att utges under �ret.

Gallringsr�d nr 2 Kommunernas och landstingens utbildningsv�sende
Gallringsr�d nummer 2, 4:e upplagan 2011, finns nu att best�lla som tryck p� www.sklkommentus.se Skriften kan �ven laddas ned som pdf-fil H�R

Komplettering av gallringsr�d
Vid mindre f�r�ndringar utges s�rskilda kompletteringar av gallringsr�den. Hittills har Bevara eller gallra nr 5 - R�d f�r den kommunal socialtj�nsten samt Bevara eller gallra nr 9 - R�d till �verf�rmyndare kompletterats. L�s mer H�R
Observera: en ny komplettering har publicerats som r�r bilagor till ans�kan om bist�nd inom socialtj�nsten samt en komplettering r�rande tillsyn av f�rs�ljning av tobak och receptfria l�kemedel.

�vriga p�g�ende uppdateringar:
Gallringsr�d nr 1 - komplettering av rekommendationer r�rande hantering av handlingar inom EU-projekt
Gallringsr�d nr 7 - ny upplaga kommer att utarbetas under 2012

Fr�gor om hemsidan ska st�llas till webbredakt�r - RA eller webbredakt�r - SKL eller till n�gon annan av Samr�dsgruppens ledam�ter.

Kravst�llning vid upphandling av IT-system - V�ster�s stad

Wed, 18 Jan 2012 08:00:00 +0100

Exempel p� upphandlingskrav st�llda vid upphandling av systemst�d f�r socialt st�d och omsorg (SoL, LSS och HSL). H�r st�lls krav p� dokumentation, gallring, �verf�ring och presentation m m. Dokumentet �r en del av f�rfr�gningsunderlaget.

Verksamhetssystem och webb

Wed, 18 Jan 2012 08:00:00 +0100

Hur kan man hantera sociala medier?
Roller och ansvar Gallring av loggfiler i verksamhetssystem
Exempel fr�n Landstinget i �sterg�tland Gallring av inskannade leverant�rsfakturor
Enligt lag om kommunal redovisning (1997:614) ska r�kenskapsinformation som en kommun eller landsting tagit emot bevaras i det skick den hade n�r den inkom. R�kenskapsinformation ska bevaras i tio �r, men man kan dock i vissa fall f� tillst�nd av Skatteverket att gallra leverant�rsfakturor tidigare om man �verf�rt dem till annat medium. L�s mer H�R Gallring av inskannade pappershandlingar till diariet eller verksamhetssystemet?
L�s mer H�R Exempel p� kravst�llning vid upphandling av IT-system
Kravst�llning p� hantering,gallring, �verf�ring, dokumentation och presentation - upphandling av systemst�d f�r SoL, Lss och HSL

Informationshantering och dokumentplaner

Wed, 18 Jan 2012 08:00:00 +0100

Dokumentplan f�r Barn och ungdomsn�mnden - J�rf�lla kommun
Exempel p� en dokumenthanteringsplan med processtruktur. Kravst�llning vid upphandling av IT-system - V�ster�s stad
Exempel p� upphandlingskrav st�llda vid upphandling av systemst�d f�r socialt st�d och omsorg (SoL, LSS och HSL) Kommungemensam dokumentplan - �rebro kommun
�rebro kommun har en kommungemensam arkiverings- och gallringsplan som �r tillg�nglig via n�tet. Klicka h�r Dokumentplan f�r �verf�rmyndaren - Sundsvalls kommun
Exempel p� en processorienterad dokumentplan f�r �verf�rmyndaren. Projektet Dokumentreda - Eskilstuna kommun
Dokumentation fr�n ett projekt som handlar om framtagande av en struktur samt regelverk f�r hur vissa typer av dokument ska hanteras samt h�llas ordnade inom kommunen. Milj�- och stadsbyggnadsn�mnden - Liding� kommun
Dokumenthanteringsplan f�r milj�- och h�lsoskydd samt plan- och stadsbyggnadsverksamhet. Arkivhandb�cker - Malm� kommun
f�r socialtj�nsten mm och den kommunala h�lso- och sjukv�rden samt f�r utbildningsverksamhet. V�gledningar f�r arkiv- och dokumenthantering - Stockholms stad
Information om hantering av t ex projekthandlingar, upphandlings�renden, hantering av handlingar vid f�r�ndrad driftsform etc

Elektroniska handlingar och elektronisk dokumenthantering

Wed, 18 Jan 2012 08:00:00 +0100

Inneh�llsf�rteckning Elektroniska handlingar
L�ngtidsbevarande av elektroniska handlingar
Gallring av elektroniska handlingar
Elektroniskt underskrivna handlingar
Krav som kan st�llas vid upphandling
Dokumentation under drift och vid arkivering Elektronisk dokumenthantering
Elektronisk dokumenthantering - en �versikt
Planering och analys
E-post
Det elektroniska diariet
Elektroniska dokument, elektroniskt dokumentarkiv
L�ngtidsarkivera digitalt - eller p� annat medium? Observera att nedladdningsbara dokument finns l�ngst ner p� sidan. Praktiska exempel p� hantering av elektroniska handlingar finns i avsnittet Verksamhetssystem och webb under Samr�dsgruppens id�bank.

Elektroniska handlingar

N�r man talar om elektroniska handlingar �r det fr�mst de olika format och metoder som kr�vs f�r framst�llning, hantering och f�rvaring av upptagningar f�r automatiserad behandling som avses.

Den offentlighetslagstiftning som reglerar tillg�ngen till och hanteringen av allm�nna handlingar �r teknikneutral. Det finns �nd� skillnader vad g�ller den praktiska hanteringen beroende p� om den allm�nna handlingen �r i papper eller om den �r digital.

Handlingar som uppr�ttats som elektroniska handlingar best�r inte bara av elektroniska ers�ttare f�r traditionella handlingar, exempelvis protokoll eller e-post, utan varje unik sammanh�ngande konstellation av uppgifter som kan sammanst�llas utifr�n tillg�ngliga uppgiftssammanst�llningar utg�r en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsf�rordningen. Man talar om sk potentiella handlingar och f�rdiga handlingar. Potentiella handlingar �r handlingar som �r m�jliga att framst�lla ut IT-systemets hela informationsmassa. Det kan vara rapporter eller sammanst�llningar utifr�n egna val som man tar fram p� sk�rmen f�r stunden. Sammanst�llningsm�jligheterna kan s�gas vara o�ndliga. De sk f�rdiga handlingarna d�remot �r avgr�nsade och fixerade. Exempel p� f�rdiga handlingar �r ett word- eller exceldokument.

En introduktion till hanteringen av elektronisk information ges i en skrift utarbetad inom Samr�dsgruppen ”E-f�rvaltning och informationshantering - att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar”. Denna kan h�mtas h�r nedan.

Hanteringen av elektroniska handlingar inom statlig sektor regleras av Riksarkivet i tv� f�rfattningar: · Riksarkivets f�reskrifter och allm�nna r�d om elektroniska handlingar (upptagning f�r automatiserad behandling (RA-FS 2009:1). Denna inneh�ller best�mmelser om samtliga led i hanteringen av elektroniska handlingar: strategi och planering, utveckling och drift av system/applikationer, �tg�rder f�r bevarande, systemdokumentation och informationss�kerhet. · Riksarkivets f�reskrifter om tekniska krav f�r elektroniska handlingar (upptagningar f�r automatiserad behandling (RA-FS 2009:2). Inneh�ller detaljerade f�reskrifter om godk�nda format och standarder, datapresentation m.m. f�r elektroniska handlingar som framst�lls och bevaras av myndighet samt �verl�mnas till arkivmyndighet. Observera att f�rfattningarna �r bindande endast f�r staliga myndigheter, men kommuner och landsting rekommenderas att anv�nda dem som norm. RA-FS 2009:1-2 finns i dokumentlistan h�r nere.

L�ngtidsbevarande av elektroniska handlingar
Om en elektronisk handling ska bevaras f�r framtiden m�ste informationen vara i ett s�dant format att ett oberoende av programvara och teknisk utrustning i st�rsta m�jliga m�n uppn�s. Det �r viktigt att denna aspekt beaktas redan vid planering och upphandling av systemet. Bland annat m�ste en exportfunktion d�rf�r byggas in i systemet, helst redan vid konstruktionen. �ven andra krav p� uttagets struktur etc b�r st�llas i upphandlingsskedet (se nedan).

Moderna datab�rare (t ex en PC, CD-skiva eller en DVD) �r inte i sig arkivbest�ndiga. �verf�ring till nya datab�rare med vissa tidsintervall m�ste d�rf�r g�ras, ocks� hos arkivmyndigheten.

Arkivmyndigheten best�mmer vilka typer av datab�rare och vilka produkter som ska anv�ndas vid �verl�mnandet, liksom hur de filer som �verl�mnas ska vara strukturerade (datarepresentation) m.m. och vilket format som ska anv�ndas. H�r kan allts� Riksarkivets f�rfattningar vara ett st�d f�r kommunen / landstinget.

I arkivreglemente kan man specificera och reglera �vergripande hur kommunen/landstinget ska hantera elektroniska handlingar. Se exempel p� detta fr�n G�teborgs region- och stadsarkiv (bifoga fil l�ngst ner p� sidan).

Gallring av elektroniska handlingar
Likav�l som ett IT-system ska kunna exportera data i ett programoberoende format, ska systemet �ven kunna gallra uppgifter p� ett planm�ssigt s�tt. De gallringsbeslut en n�mnd antagit f�r en viss handlingstyp g�ller normalt oberoende om handlingen �r i papper eller digital. Det �r d�rf�r viktigt att man s�kerst�ller ett systems gallringsfunktioner.

Begreppet gallring har dock f�tt en utvidgad betydelse i det h�r sammanhanget. Gallring i upptagningar f�r automatiserad behandling avser allts� inte bara f�rst�ring av allm�nna handlingar eller uppgifter utan �ven
- f�rlust av information,
- f�rlust av m�jliga sammanst�llningar,
- f�rlust av s�km�jligheter och
- f�rlust av m�jlighet att fastst�lla informationens autenticitet.

Gallring kan s�ledes intr�ffa vid konvertering eller �verf�ring till nytt medium �ven om all sakinformation bevarats.

Om myndigheten v�ljer att gallra system/applikationer i sin helhet b�r man �nd� bevara en �versiktlig beskrivning av programmet. En s�dan kan finnas i myndighetens arkivbeskrivning. �versikten kan undvaras om IT-systemet uteslutande anv�nds f�r att skapa handlingar som �r gallringsbara enligt generella gallringsbest�mmelser som antagits av myndigheten.

Systemanvisningar f�r ADB-system inneh�ller ofta anvisningar om gallring, utan att den myndighet som anv�nder systemet fattat beslut d�rom. Det finns ocks� exempel p� ADB-system d�r ordet "gallring" visserligen inte f�rekommer, men d�r varje periodisk uppdatering inneb�r radering av tidigare lagrad information. Vid gallring av elektroniskt lagrad information g�ller emellertid att varje gallring, oavsett orsak, ska st�djas p� ett beslut av den myndighet som ansvarar f�r handlingarna.

Vissa registerf�rfattningar, lagar och f�rordningar inneh�ller krav p� gallring av vissa uppgifter, exempelvis socialtj�nstlagen.

Det b�r understrykas att regler f�r bevarande, gallring, val av arkivmedium, konvertering, arkivering m.m. av elektroniskt lagrad information m�ste fastst�llas i f�rv�g och b�r �terges i systemanvisningarna.

I de allra flesta system l�mnar anv�ndaren sp�r efter sig, sk loggar. Dessa loggar kan t ex visa vem som g�tt in i ett system, vad anv�ndaren tittat p� f�r sidor och vad anv�ndaren gjort f�r f�r�ndringar och till�gg. Loggar �r allm�nna handlingar och vid en gallringsutredning b�r man allts� s�rskilt beakta de loggfiler som finns. Loggar kan ha olika dignitet beroende p� typ av system och typ av logg. Nedan finner du ett exempel p� ett gallringbeslut f�r olika typer av loggfiler som g�ller f�r Landstinget i �sterg�tland.

Elektroniska underskrivna handlingar
Handlingar som inkommer till och/eller uppr�ttas inom ramen f�r en myndighets elektroniska tj�nster (e-tj�nster) kan inneh�lla elektroniska signaturer. Riksarkivet har i rapporten Elektroniskt underskrivna handlingar (rapport 2006:1) analyserat ett antal fr�gest�llningar, bl a dessa;
• vad �r en elektroniskt underskriven handling?
• vilka �r handlingens best�ndsdelar - funktionellt och tekniskt?
• vilka krav kan st�llas p� formatet p� de handlingar som ges in via en e-tj�nst?
• hur ska man se p� �kthet och ursprungligt skick?
• hur kan signaturen gallras /bevaras?

Rapporten kan laddas ner l�ngst ner p� denna sida.

Krav som kan st�llas vid upphandling
Vid en upphandling av ett IT-system b�r man redan fr�n b�rjan st�lla krav p� systemets m�jligheter och funktionalitet vad g�ller bevarande och gallring av handlingar. Nedan i bifogade fil f�ljer exempel p� hur man kan formulera kraven. Naturligtvis �r kravformuleringen beroende av vilken typ av system det �r. Nedanst�ende �r krav man kan st�lla p� ett system som b�de inneh�ller text och bilder, t ex ett diarief�ringsystem med registeruppgifter och tillh�rande handlingar (”bilder”) eller ett journalsystem med journaltext och t ex inskannade handlingar.

Observera allts� att det kan kr�vas fler detaljerade och specificerade krav i en upphandling �n de som beskrivs i nedanst�ene fil f�r att leverant�ren ska kunna leverara den produkt man vill ha. Detta �r sj�lvklart beroende av vilken typ av system det g�ller och i vilken verksamhet systemet ska anv�ndas.

Dokumentation under drift och vid arkivering
Under driften av ett system och senare vid arkivering, ska tillh�rande dokumentation finnas till hands och utg�ras av:
• en �versiktlig beskrivning av systemet/applikationen,
• redog�relse f�r indata och utdata,
• redog�relse f�r registrerings- och uttagsm�jligheter,
• beskrivning av rutiner i systemet,
• beskrivning av lagrade data samt
• beskrivningar av �ndringar i systemet/applikationen.
Det ska framg� vilka uppgifter och handlingar som finns i systemet och vilka sammanst�llningsm�jligheter myndigheten har eller har haft. Under drift kan denna information finnas i dokumentplanen d�r anv�ndningen av systemet ska framg� utifr�n de handlingar som d�r redovisas.

Hos arkivmyndigheten b�r en plan f�r l�ngtidslagring uppr�ttas med avseende p� bland annat hantering, kopiering, f�rvaring och v�rd. Om konvertering till annat format sker, ska de metoder dokumenteras som kr�vs f�r presentation av uppgifter som tidigare har kunnat g�ras. �ven genomf�randet, uppgifter om vilken information som har konverterats och vilka format som anv�nts ska dokumenteras.

Om upptagningen �r en allm�n handling ska den dessutom f�rtecknas p� samma s�tt som alla andra arkivhandlingar (se avsnittet Ordna och f�rteckna arkiv- arkivredovisning).

Elektronisk dokumenthantering IT har sedan mitten av 1980-talet varit en f�ruts�ttning f�r verksamhetsutvecklingen i kommuner och landsting. M�nga IT-baserade verksamhetssystem saknar fortfarande funktioner f�r ett mer l�ngsiktigt bevarande av data. Detta st�ller kommuner, landsting och dess arkivfunktioner inf�r nya uppgifter.

Redan i traditionella system med pappershandlingar �r det viktigt att arkivm�ssiga krav och �nskem�l l�ggs in p� ett s� tidigt stadium som m�jligt. I modern arkivbildning blir detta �n viktigare. Tidigare, l�ngt in p� 1980-talet, handlade arkivtj�nsten i huvudsak om att ta hand om f�rdiga produkter (protokoll, korrespondens, dossierer etc.), s� �r det inte l�ngre. Nu m�ste arkivtj�nsten aktiv delta i utformningen av arkivbildningen redan vid k�llan och, d� det g�ller IT-system, redan innan systemen ens finns.

Elektronisk dokumenthantering– en �versikt

De f�rsta stegen i IT-utvecklingen togs under 1960-talet, n�r kommuner och landsting b�rjade datorisera sina stora system f�r personal- och ekonomihantering. I n�sta fas, fr�n 1970-talet och fram�t, skedde en gradvis datorisering av �renderegistrering och dokumentproduktion. Vi fick ADB-st�dda diarier och "ordbehandling". Tio �r senare inleddes en fas som inneb�r att diarium, ordbehandling och olika system f�r objektsbunden information kn�ts samman i st�rre eller mindre lokala datan�t, med m�jligheter till gemensam lagring av information.

I dagsl�get g�r utvecklingen mot mer integrerade system med stor potential f�r effektivisering och omdaning av den kommunala f�rvaltningen. En uppm�rksammad fara �r dock att m�nga systeml�sningar kan liknas vid stora silos d�r lagring av uppgifter sker parallellt. Informationen, uppgifterna, i systemen kan varken �teranv�ndas, �ters�kas eller integreras utan �r ”inl�st”.

En viktigt inslag i modern dokumenthantering �r e-post. Den revolutionerande utvecklingen av m�jligheterna att kommunicera - med andra i samma f�rvaltning, med andra myndigheter eller med v�rlden i �vrigt - �r vad som i f�rsta hand k�nnetecknar IT-samh�llet. Ett annat viktigt inslag �r utvecklingen av helt�ckande teknikst�d f�r en effektivare �rendehantering: Genom m�jligheten att digitalisera �ven inkomna handlingar har "det pappersl�sa kontoret" b�rjat bli en realitet i den meningen, att personal och allm�nhet blir allt mindre beroende av traditionella pappershandlingar f�r sin informationsf�rs�rjning.

Vi f�rest�ller oss vanligen det pappersl�sa kontoret som ett tillst�nd d�r f�rvaltningens alla dokument kan presenteras p� datorernas bildsk�rmar och d�r dessa dokument �r identiska med de som kan skrivas ut. De nya m�jligheterna att lagra och kommunicera information skapar dock en ny typ av "multidokument”, digitala handlingar som blir b�rare av olika funktioner och som d�rf�r inte alltid kan �terges p� en enda utskriven pappershandling.

System med flera integrerade databaser inneb�r att handlingar st�lls samman och presenteras p� bildsk�rmen just n�r den beh�vs. Eftersom handlingen �r digital blir den inte kvar f�r eventuell arkivering utan den f�rsvinner n�r den inte l�ngre beh�vs. Detta �r en revolutionerande skillnaden gentemot den analoga f�rvaltning som fanns tidigare. D� skapades arkivhandlingar som en naturlig f�ljd av sj�lva verksamhetens existens.

Planering och analys

I en offentlig f�rvaltning som producerar och lagrar handlingarna digitalt och kommunicerar dem via olika datan�t blir informationen s�rbar. Riskerna f�r felaktigt handhavande �kar likas�. Viktiga dokument kan utv�xlas sekundsnabbt mellan olika myndigheter utan att normal registreringsskyldighet iakttas. Handlingar som i Personuppgiftslagens mening inneb�r behandling av personuppgift kan spridas i n�tverk p� ett s�tt som ej �r till�tet. Dokument vilka fungerar som digitala originalhandlingar kan hanteras s� att otill�tna �ndringar blir om�jliga att sp�ra. Det stora utbudet av information och produkter g�r det sv�rt att en �verblick och sv�rt att v�lja r�tt system. Tyv�rr kommer arkivaspekterna m�nga g�nger l�ngt ner bland prioriteringarna.

De stora kostnaderna f�r implementering av ny IT-system inneb�r att man f�rs�ker skynda p� inf�rande och drifts�ttning och avst�r d�rf�r ofta medvetet fr�n att sakligt och praktiskt l�sa arkivfr�gorna. Brister av det slaget f�r i l�ngden negativa konsekvenser f�r verksamheten. Kostnaderna f�r digitala arkivl�sningar som inf�rs i efterhand �r i allm�nhet mycket stora. Kommunens/landstingets arkivfunktion har d�rf�r en viktig uppgift i att se till att allt IT-st�d �r analyserat betr�ffande behovet av l�ngsiktigt bevarande av information. Om man kunnat konstatera att data, d.v.s. uppgifter, skall bevaras och finnas tillg�nglig l�ngre tid �n ett eller tv� �r, m�ste IT-systemet ha funktioner f�r avst�llning av data, arkivering och inte minst m�jlighet att �terf� data.

E-post

Varje myndighet/kommunalt f�retag ska ha en s�rskild digital myndighetsbrevl�da, skild fr�n de personliga brevl�dor som f�rekommer i e-postsystemen. D�r skall myndigheten omh�nderta och registrera de allm�nna handlingar som passerar myndighetsgr�nsen - p� v�g in eller ut. Handlingar i p�g�ende �renden som cirkulerar inom det egna myndighetsomr�det �r inte allm�nna handlingar, men n�r s�dana handlingar passerar en myndighetsgr�ns blir de normalt allm�nna handlingar och m�ste d� hanteras i enlighet med det offentliga regelverket - se avsnittet Offentlighetsprincipen.

Regelverket har dock n�gra undantag. Vissa handlingar blir s�ledes inte allm�nna handlingar trots att de inkommer fr�n annan myndighet, och beh�ver av det sk�let inte s�ndas via myndighetsbevl�da. Det g�ller
• skriftv�xling om p�g�ende arbete mellan personer som ing�r i en gemensam
projektgrupp, �ven n�r personerna tillh�r olika myndigheter,
• dokument som s�nds till annan myndighet f�r samr�d om slutgiltig utformning jml 2 kap. 9 § 2 st. tryckfrihetsf�rordningen (s.k. delning eller underhandskontakt - se avsnittet Offentlighetsprincipen).

Sekretesskyddade uppgifter f�r endast hanteras i e-postsystem om det kan garanteras att obeh�riga ej f�r del av uppgifterna.

M�nga e-postbrevl�dor f�r problem med sk spam (skr�ppost). SKL har gett ut en skrift om hur kommuner och landsting kan hantera detta. Skriften heter "Digital sopsortering - att hantera skr�ppost i kommuner och landsting". Skriften belyser problemen med skr�ppost och ger ett antal r�d och rekommendationer kring tekniska l�sningar samt f�rh�llningss�tt till g�llande lagstiftning. H�mta skriften som pdf h�r nedan.

Det elektroniska diariet
Regler f�r myndighetens elektroniska diarium kan i l�nga stycken vara identiska med de som g�ller f�r det traditionella pappersdiariet. Man m�ste dock vara medveten om att best�mmelserna i personuppgiftslagen (PuL) kan l�gga hinder i v�gen f�r att l�gga ut det elektroniska diariet p� internet. Diarief�ring av hemliga handlingar (handlingar som uppr�ttats hos en myndighet eller inkommit till eller avs�nts fr�n en myndighet) �r obligatorisk. Diariet m�ste dock utformas s� att sekretesskyddade (hemliga) uppgifter inte kommer obeh�riga till del.

Elektroniska dokument, elektroniskt dokumentarkiv

�verg�ng till enbart digital dokumenthantering och dokumentlagring sker knappast i ett slag utan steg f�r steg. Det kan vara fr�ga om att tidigare uttag p� papper upph�r inom en viss aktivitet, eller att en ny aktivitet fr�n b�rjan g�rs enbart digital. I b�da fallen f�r�ndras arkivbildningen p� ett s�tt som inneb�r att myndigheten m�ste fatta beslut om gallring av den digitala handlingen - eller v�lja system f�r digitalt arkiv. S�dana beslut b�r alltid f�reg�s av samr�d med arkivmyndigheten.

�ldre gallringsregler �r ofta avfattade som om dokumentation p� papper �r n�gonting sj�lvklart. I takt med att myndigheten f�rnyar sina gallringsbeslut m�ste dessa utformas s� att de kan g�lla oberoende av lagringsmedium. Om handlingen skall gallras b�r man naturligtvis ta st�llning till om den �ver huvud taget skall tas ut p� papper. Elektroniska arbetshandlingar kan f�rst�ras s� snart de inte l�ngre beh�vs och b�r inte i on�dan tas ut p� papper. Elektroniska allm�nna handlingar som f�r gallras n�r de ej l�ngre �r aktuella (n�r de l�sts, n�r �rendet avslutats o.s.v.) beh�ver naturligtvis inte heller tas ut p� papper.

En stor andel av myndighetens handlingar �r emellertid handlingar som skall gallras med en frist p� mellan 1 och 10 �r och h�r �r valet mer komplicerat. Det kan finnas best�mmelser i lag som f�rhindrar enbart digital lagring, t.ex. betr�ffande skannade leverant�rsfakturor, men i �vriga fall m�ste myndigheten (i f�rekommande fall: arkivmyndigheten) fatta beslut om gallringsfrist.

N�r myndigheten �verg�r till producera, hantera och lagra sin information (data – uppgifter) i IT-system har man i realiteten ett elektroniskt arkiv. �ven om myndigheten inte fattat n�got beslut om de elektroniska dokumentens framtid b�r man t�nka p� att det elektroniska arkivet utg�r en del av myndighetens arkiv och d�rf�r m�ste d�rf�r organiseras med samma ambitioner som detta. M�let m�ste vara att �stadkomma en god offentlighetsstruktur:

• strukturen i det elektroniska arkivet anpassas till myndighetsarkivet i dess helhet,
• handlingar som inneh�ller sekretesskyddade uppgifter skyddas fr�n �tkomst av obeh�riga,
• arbetshandlingar h�lls klart �tskilda fr�n allm�nna handlingar,
• det m�ste finnas en strategi f�r l�ngsiktigt bevarande av den elektroniska informationen.

L�ngtidsarkivera digitalt - eller p� annat medium?
Ska myndigheten bevara sina elektroniska handlingar f�r framtiden i enbart digital form eller skall l�ngtidsarkivering f�reg�s av utskrift p� papper eller mikrofilm? Det vill s�ga: skall informationen inf�r l�ngsiktigt bevarande g�ras analog? Det senare medf�r f�rlust av autenticitet och f�rlust av m�jligheter att s�ka och sammanst�lla. I m�nga fall �r denna f�rlust acceptabel och kan d� f�redras, men om f�rlusten inte kan accepteras m�ste man s�rja f�r att handlingarna kan bevaras digitalt. I m�nga fall �r dessutom en utskrift p� papper orealistisk p.g.a. den stora m�ngden data, t.ex. i ett patientjournalsystem.

Det m�ste s�rskilt p�pekas att man inte kan beh�lla data i sitt ursprungliga system, d.v.s. l�ta h�rd- och mjukvara finnas kvar f�r att startas och anv�ndas vid behov. En dator har en teknisk livsl�ngd p� kanske 10 �r. S� sm�ningom kommer komponenterna, t.ex. h�rddiskar, att haverera. Eftersom teknikutvecklingen �r extremt snabb �r det orealistiskt att t�nka sig att underh�lla �ldre IT-system. Aktiva �tg�rder m�ste s�ledes vidtas f�r att bevara och tillhandah�lla data. Hur detta kan ske beskrivs i f�ljande avsnitt.

Informationssamh�llet befinner sig i en �verg�ngsfas mellan analoga och digitala lagringsformer. Kommunernas och landstingens myndigheter och f�retag kommer att v�lja de system som ger st�rsta m�jliga effektivitet, s�vida de �r juridiskt oantastliga. Arkivtj�nsten m�ste medverka i valet av system. Analog eller digital l�ngtidslagring, detta beror p� vad som skall lagras. Stora datam�ngder b�r bevaras i digital form medan sm� datam�ngder i enklare till�mpningar s�kerligen med f�rdel kan skrivas ut p� papper. En f�ruts�ttning f�r digital arkivering �r, som ovan p�pekats, att det aktuella IT-systemet redan fr�n b�rjan, vid installationen, har st�d f�r avst�llning (export) av data.

Id�bank

Wed, 18 Jan 2012 08:00:00 +0100

H�r publicerar vi goda exempel fr�n kommuner och landsting p� dokumenthanteringsplaner, lokala strategier, riktlinjer och allt som r�r hur vi f�r en god offentlighetsstruktur. Du �r v�lkommen att sj�lv bidra med bra id�er fr�n ditt landsting eller din kommun! Vi publicerar bidragen genom att knyta dem till ett verksamhetsomr�de eller till en viss aktivitet. Exempel som �r publicerade i ett annat sammanhang p� samr�dsgruppens webbplats �terfinns �ven h�r. Kommunala processer

Processorienterad dokumentplan fr�n �verf�rmyndarverksamhet - Sundsvalls kommun
Exempel p� riktlinjer f�r processorienterad informationsredovisning och exempel p� klassificeringsstrukturer - Stockholms stad

Informationshantering och dokumentplaner

Exempel p� kravst�llning vid upphandling av IT-system - V�ster�s stad
Arkivhandbok f�r socialtj�nsten m m samt den kommunala h�lso- och sjukv�rden - Malm� kommun
Arkivhandbok f�r utbildningsverksamheten - Malm� kommun
Milj�- och stadsbyggnadskontoret, dokumenthanteringsplan - Liding� kommun
Barn- och ungdomsn�mnden, dokumenthanteringsplan - J�rf�lla kommun
Kommungemensam arkiv- och dokumenthanteringsplan - �rebro kommun
�verf�rmyndare, processorienterad dokumentplan
Projektet Dokumentreda om informations livscykel, angivande av metadata, struktur och �ters�kning av handlingar - Eskilstuna kommun
V�gledningar f�r arkiv- och dokumenthantering - Stockholms stad

Hantera handlingar vid registrering/diarief�ring

Hur hanterar man elektroniska signaturer?
Kan pappershandlingar som skannats gallras?
Elektronisk �rendehantering, exempel V�ster�s stad

Verksamhetssystem och webb

Hur kan man hantera sociala medier?
Gallring av loggfiler i verksamhetssystem
Gallring av inskannade leverant�rsfakturor
Gallring av inskannade pappershandlingar till diariet eller verksamhetssystemet

Verksamhetsomr�den inom kommuner och landsting

F�rskola, grundskola och gymnasium
�verf�rmyndare
Ekonomiadministration
Milj�- och stadsbyggnadsverksamhet
Socialtj�nsten
Kommunal h�lso- och sjukv�rd