http://www.samradsgruppen.se Senaste nytt från Samrådsgruppen sv Copyright 2010, Samrådsgruppen Samrådsgruppen: Uppdaterade sidor Sat, 19 May 2012 08:00:00 +0100 Sat, 19 May 2012 08:00:00 +0100 <![CDATA[Metod för analys och klassificering]]> Tue, 15 May 2012 08:00:00 +0100 I Klassa-projektet är klart uttalat att klassificeringsstrukturen ska återge strukturen i verksamhetens processer. I projektet finns därmed en stark anknytning till det arbete som pågår hos statens myndigheter enligt RA-FS 2008:4, där uppgiften är att utveckla en verksamhetsbaserad processredovisning. Vi ansluter oss i stora drag till den metodik som beskrivs i denna förordning och i de regelkommentarer som publicerades av Riksarkivet 2009. I organisationer där processkartläggning inte förekommit eller är ofullständig måste arbetet inledas med en analys av uppdrag, verksamheter och processer. Oavsett vem som gör detta arbete så är det en form av verksamhetsarkitektur som ligger ganska långt från den dokumentansvariges eller arkivariens kärnuppgifter. I mindre kommuner får en arkivarie ikläda sig de mest skiftande roller men i större kommuner och i många landsting där verksamhetsarkitekter redan finns på plats kommer verksamhetsanalysen sannolikt att utveckas av dessa - eller under deras överinseende. Men även när verksamhetsanalys och processkartläggning görs av arkitekter, verksamhetsutvecklare, Lean-utvecklare etc måste vi se till att processkartan ger den information och redovisar de kunskaper om arkivbildaren som vi behöver för att ett fungerande klassificeringsschema ska kunna utvecklas. De metodbeskrivningar som förekommer här tar därför ingen hänsyn till vem som utför arbetet. ]]> <![CDATA[Vem ska förvalta - och på vilket sätt?]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 där förhållandena är likartade och att begrepp och metoder i möjligaste mån är ensade. Den funktion som krävs för förvaltningen av klassificeringsschemat kan betraktas som e-förvaltningens registratur. Den måste
  1. arbeta med en dokumenterad metodik
  2. ha förmågan att varaktigt upprättahålla klassificeringsschemat och bevara kunskap om de förändringar som schemat genomgått
  3. ha nära samband med informationsförvaltande miljöer som dokumenthantering, systemförvaltning och arkiv
  4. utövas i nära samarbete med andra funktioner som den är beroende av och som den påverkar
Ovanstående är utgångspunkt för den del av uppdraget som beskrivs i projektplanens P7 och P9. ]]> <![CDATA[Förslag ver. 0.8]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 Projektplanen p 6: - Upprätta koncept för ledning & stöd & kärnverksamheter
- Utföra test av koncept och kommunicera förslaget med valda intressenter
- Remittera traditionellt och på hemsida
- Upprätta slutligt förslag ]]> <![CDATA[Exempel]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 info@arkivkonsulthb.se - helst i ett format som kan publiceras utan specialprogram - Word, Excel, PP, PDF, HTML. Projektplanen p 6 - Omvärldsanalys och värdering av infångade exempel ]]> <![CDATA[Termer och begrepp]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 <![CDATA[Klassificeringsstruktur - Projekt Klassa]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 Referensgrupp
En referensgrupp är nu tillsatt med representanter från kommuner, landsting och statlig sektor. Referensgruppen kommer löpande att få material från projektet på remiss. Projektledare
Klassaprojektet leds av Tom Sahlén, Arkivkonsult HB. ___________________________________ Tag del av projektplanen nedan.]]> <![CDATA[Välkommen till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 E-arkiv - många aktiviteter på gång

Begreppet e-arkiv kan enkelt förklaras som ett verktyg som hanterar elektronisk information från olika IT-system/verktyg. Ett e-arkiv kan ha inbyggda funktionaliteter såsom konvertering, kontroll och vidmakthållande av informationen såväl som funktionalitet för utlämnande och tillgängliggörande. Ett e-arkiv är en integrerad del av ett landstings eller en kommuns IT-infrastruktur och därmed en viktig del av informationsförsörjningen nu och i framtiden.

Både Sveriges Kommuner och Landsting samt Riksarkivet bedriver arbeten som handlar om e-arkiv. Mer information om respektive projekt hittar du i menyn till vänster.]]> <![CDATA[Välkommen till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 Samrådsgruppen...
är ett samverkansorgan mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Riksarkivet. Samrådsgruppen ska främja utvecklingen inom den offentliga sektorn av en dokument- och arkivhantering som uppfyller krav i svensk lag samt svensk och internationell standard. Tag del av Samrådsgruppens arbetsordning och verksamhetsplan HÄR. Navigera dig fram i menyn till vänster för att få mer information.
Du kan prenumerera på nyheter på hemsidan genom vår RSS feed. Läs mer HÄR. Det är endast Nyhetsspalten som är kopplad till RSS. Vi lägger därför in en blänkare i denna spalt som rör andra förändringar på hemsidan.
Observera att vi kontinuerligt flyttar äldre notiser från nyhetsspalten HIT för att vara så överskådliga som möjligt. Fler aktuella frågor hittar du längre ner på sidan.]]> <![CDATA[Välkommen till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor]]> Mon, 23 Apr 2012 08:00:00 +0100 Fler aktuella frågor Projekt Klassa
Läs mer om projektet som rör framtagande av en klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter HÄR. Till projektet hör en referensgrupp med deltagare från landsting, kommun och statlig sektor. Projektet kommer fortlöpande att publicera information här på hemsidan.

Friskolors överlämnande av betygsinformation
SKL:s cirkulär 12:9 ger råd och rekommendationer om kommuners mottagande av slutbetyg (eller motsv.) från grund- och gymnasiefriskolor. Se nyhetsspalten. Samrådsgruppens idébank
I Samrådsgruppens idébank kan du få råd och tips om hantering av allmänna handlingar i den kommunala vardagen. Du är mycket välkommen att ge egna bidrag till denna sida. Har du själv utarbetat en bra handbok, en riktlinje eller gett råd i en speciell fråga - låt andra få ta del av den! Gå direkt till sidan

- Få svar på frågan om pappershandlingar kan slängas efter skanning. - Få exempel på processorienterade dokumentplaner
- Vad gäller för sociala medier? Bevara eller gallra?

Egenhändigt undertecknande
Här kan du även hämta en utredning som handlar om bevarande och gallring av handlingar med egenhändigt undertecknande/underskrift (nedladdningsbart dokument) Gå direkt till sidan Skolorna och informationen - seminariedag om skolfrågor
I november 2011 anordnades in seminariedag om skolfrågor. Ta del av föredragen HÄR Gallringsråd för handlingar inom kommunal- och landstingskommunal sektor
Råd om bevarande och gallring av handlingar inom olika kommunala verksamheter finner du under huvudrubriken till vänster. Här kan du läsa mer om vilka råd som är senast utkomna samt vilka som är planerade att utges under året. Gallringsråd nr 2 Kommunernas och landstingens utbildningsväsende
Gallringsråd nummer 2, 4:e upplagan 2011, finns nu att beställa som tryck på www.sklkommentus.se Skriften kan även laddas ned som pdf-fil HÄR
Komplettering av gallringsråd
Vid mindre förändringar utges särskilda kompletteringar av gallringsråden. Hittills har Bevara eller gallra nr 5 - Råd för den kommunal socialtjänsten samt Bevara eller gallra nr 9 - Råd till överförmyndare kompletterats. Läs mer HÄR
Observera: en ny komplettering har publicerats som rör bilagor till ansökan om bistånd inom socialtjänsten samt en komplettering rörande tillsyn av försäljning av tobak och receptfria läkemedel.

Övriga pågående uppdateringar:
Gallringsråd nr 1 - komplettering av rekommendationer rörande hantering av handlingar inom EU-projekt
Gallringsråd nr 7 - ny upplaga kommer att utarbetas under 2012
]]> <![CDATA[E-arkiv - system för informationsförsörjning]]> Fri, 20 Apr 2012 08:00:00 +0100 Pågående projekt på SKL

Samordnad upphandling av e-arkiv
Under 2012 pågår ett projekt som ska erbjuda kommuner, landsting och regioner möjlighet att anskaffa och implementera e-arkiv för att uppnå målen för eSamhället. Projektet ska resultera i en upphandling av e-arkiv och att ett ramavtal tecknas för att få ett förenklat och gemensamt förfarande. Mer information och en länk till projektdirektivet kan du hämta HÄR

Mer om SKL:s arbete med e-förvaltningsfrågor finns att läsa HÄR. Här finns även skriften E-förvaltning och informationshantering – att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar att ladda ner eller beställa. Skriften är framtagen genom Samrådsgruppen.

Pågående projekt på Riksarkivet

Projekt ”e-Arkiv och e-Diarium – förvaltningsgemensamma specifikationer”
Projektet är en fortsättning på den förstudie som avslutades i början av 2011. Projektet tar sikte på att förenkla för offentlig sektor att utbyta elektronisk information och göra det enklare att på ett samlat sätt se och följa ärenden inom och mellan myndigheter. Inom projektet ska man ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som ska definiera informationens struktur.

Genom FGS:erna ska informationen enkelt kunna överföras mellan myndigheter inom kommuner, landsting, regioner samt statliga myndigheter. Informationen struktureras för återsökning i arkiv, diarier och IT-system.

Läs mer om projektet samt ta del av projektplan, projektdirektiv och förstudien. ]]> <![CDATA[Region Skåne - Dokumentstyrningsplan]]> Fri, 20 Apr 2012 08:00:00 +0100 <![CDATA[Kommunala processer]]> Fri, 20 Apr 2012 08:00:00 +0100 Region Skåne - processorienterad dokumentstyrningsplan med bilagor
Hittar du här Överförmyndaren - Sundsvalls kommun
Exempel på processorienterad dokumentplan hittar du HÄR Riktlinjer - Stockholms stad
Exempel på riktlinjer för processorienterad informationsredovisning och exempel på klassificeringsstrukturer.]]> <![CDATA[Informationshantering och dokumentplaner]]> Fri, 20 Apr 2012 08:00:00 +0100 Region Skåne - Dokumentstyrningsplan för elektroniska handlingar (utom patientjournaler)
Dokumentplan för Barn och ungdomsnämnden - Järfälla kommun
Exempel på en dokumenthanteringsplan med processtruktur. Kravställning vid upphandling av IT-system - Västerås stad
Exempel på upphandlingskrav ställda vid upphandling av systemstöd för socialt stöd och omsorg (SoL, LSS och HSL) Kommungemensam dokumentplan - Örebro kommun
Örebro kommun har en kommungemensam arkiverings- och gallringsplan som är tillgänglig via nätet. Klicka här Dokumentplan för Överförmyndaren - Sundsvalls kommun
Exempel på en processorienterad dokumentplan för överförmyndaren. Projektet Dokumentreda - Eskilstuna kommun
Dokumentation från ett projekt som handlar om framtagande av en struktur samt regelverk för hur vissa typer av dokument ska hanteras samt hållas ordnade inom kommunen. Miljö- och stadsbyggnadsnämnden - Lidingö kommun
Dokumenthanteringsplan för miljö- och hälsoskydd samt plan- och stadsbyggnadsverksamhet. Arkivhandböcker - Malmö kommun
för socialtjänsten mm och den kommunala hälso- och sjukvården samt för utbildningsverksamhet. Vägledningar för arkiv- och dokumenthantering - Stockholms stad
Information om hantering av t ex projekthandlingar, upphandlingsärenden, hantering av handlingar vid förändrad driftsform etc]]> <![CDATA[Idébank]]> Fri, 20 Apr 2012 08:00:00 +0100 Kommunala processer
  • Region Skåne - processorienterad dokumentstyrningsplan med bilagor
  • Processorienterad dokumentplan från överförmyndarverksamhet - Sundsvalls kommun
  • Exempel på riktlinjer för processorienterad informationsredovisning och exempel på klassificeringsstrukturer - Stockholms stad
Informationshantering och dokumentplaner
  • Region Skåne - Dokumentstyrningsplan för elektroniska handlingar (utom patientjournaler)
  • Exempel på kravställning vid upphandling av IT-system - Västerås stad
  • Arkivhandbok för socialtjänsten m m samt den kommunala hälso- och sjukvården - Malmö kommun
  • Arkivhandbok för utbildningsverksamheten - Malmö kommun
  • Miljö- och stadsbyggnadskontoret, dokumenthanteringsplan - Lidingö kommun
  • Barn- och ungdomsnämnden, dokumenthanteringsplan - Järfälla kommun
  • Kommungemensam arkiv- och dokumenthanteringsplan - Örebro kommun
  • Överförmyndare, processorienterad dokumentplan
  • Projektet Dokumentreda om informations livscykel, angivande av metadata, struktur och återsökning av handlingar - Eskilstuna kommun
  • Vägledningar för arkiv- och dokumenthantering - Stockholms stad
Hantera handlingar vid registrering/diarieföring
  • Hur hanterar man elektroniska signaturer?
  • Kan pappershandlingar som skannats gallras?
  • Elektronisk ärendehantering, exempel Västerås stad
Verksamhetssystem och webb
  • Hur kan man hantera sociala medier?
  • Gallring av loggfiler i verksamhetssystem
  • Gallring av inskannade leverantörsfakturor
  • Gallring av inskannade pappershandlingar till diariet eller verksamhetssystemet
Verksamhetsområden inom kommuner och landsting
  • Förskola, grundskola och gymnasium
  • Överförmyndare
  • Ekonomiadministration
  • Miljö- och stadsbyggnadsverksamhet
  • Socialtjänsten
  • Kommunal hälso- och sjukvård
]]>