I princip alla kommuner och landsting har idag verksamhetssystem för registrering och hantering av allmänna handlingar. Det kan röra sig om verksamhetssystem för akter inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvård eller ett administrativt ärendehjanteringssystem (diarium). Det är allt vanligare att man registrerar elektroniskt i systemet och även skannar in handlingarna för bättre åtkomst, men att man fortfarande har handlingar i ärendet i papper.

Att få hela processen elektronisk, att lagra och bevara hela diariet eller verksamhetssystemet med tillhörande handlingar, kräver att man processkartlägger ärendehanteringsprocessen. Många gånger handlar det om att man måste förändra ett sätt att arbeta. Det krävs också att man har ett system som klarar att hantera handlingar på ett visst sätt och i vissa format samt att systemet ska kunna exportera handlingar och tillhörande metadata på ett godtagbart sätt i stadardiserade format. Alltså att ärendehanteringsprocessen har en helt igenom kvalitetssäkrad.

I en elektronisk ärendehanteringsprocess måste alltså funktioner och all funktionalitet i systemet som hanterar processen kontrolleras och testas.

Om uppgifter och handlingar i verksamhetssystemet ska bevaras √§r naturligtvis kraven h√∂gre √§n om man beslutat om gallring. Men √§ven om handlingarna ska gallras med en viss gallringsfrist kan det finnas autenticitetskrav p√• att sj√§lva pappershandlingen ska vara kvar. Observera ocks√• att det i lagen om kommunal redovisning finns speciella krav p√• inkommande fakturor. L√§s mer H√ĄR.

I processkartläggningsarbetet måste följande frågor besvaras:

  • Hur ska handlingarna skannas in? Vem g√∂r det? Vilka format ska anv√§ndas?
  • Kan samtliga papperhandlingar gallras efter inskanning?
  • Vem ska skanna in handlingar? Vem kontrollerar att det blev r√§tt?
  • Hur g√∂r vi med e-post och andra handlingar som √§r elektroniska fr√•n b√∂rjan?
  • Kan dessa handlingar konverteras till ett standardiserat format? N√§r g√∂rs det och av vem?
  • Hur hanterar vi ev inkommande elektroniska signaturer?
  • Vem ansvarar f√∂r de handlingar som m√•ste vara i pappersform?

Om systemet:

  • Kan systemet hantera att exportera metadatat (de inregistrerade uppgifterna) i ett standardiserat format?
  • Hur hanteras handlingarna till √§renden vid export?
  • Hur ser uttaget ut?
  • Kan ett √§rende med handlingar presenteras samlat?

Gallring av skannade pappershandlingar som ska bevaras?

Det är möjligt men; under förutsättning att systemet klarar de krav man ställer på elektronisk långtidslagring, att inskanning sker till standardiserat format samt, om handlingen innehåller en underskrift, de formkrav som finns på egenhändigt undertecknande.