Om registrering, sekretess och PuL

  1. AllmÀn handling
  2. Betydelse
  3. NÀr Àr en handling allmÀn?
  4. Inkommen
  5. UpprÀttad
  6. OmhÀndertagen för arkivering
  7. Förvarad
  8. Vad Àr en myndighet?
  9. Krav pÄ registrering
  10. Offentlighetsansvar och PuL-ansvar
  11. Personuppgiftslagens bestÀmmelser kontra arkivlagens
  12. Sekretess
  13. Sekretessens omfÄng
  14. Överföring av sekretess
  15. Sekretessprövning vid utlÀmnande
  16. FörbehÄll vid utlÀmnande
  17. TillhandahÄllande hos enskilda organ
  18. Kopiering

(2010)

AllmÀnhetens rÀtt att ta del av allmÀnna handlingar hos myndigheter baseras pÄ grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel. Dessa regler kallas i dagligt tal offentlighetsprincipen.

I nedanstÄende text berörs frÄgor om offentlighet och sekretess mer ingÄende, men tar bara upp den del av offentlighetsprincipen som gÀller allmÀnna handlingars offentlighet. Offentlighetsprincipens övriga bestÄndsdelar - yttrandefriheten, meddelarfriheten och förhandlingsoffentligheten - lÀmnas alltsÄ dÀrhÀn och kommenteras inte hÀr.

I huvudsak baseras nedanstÄende text pÄ följande lagstiftning: 2 kap tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslag (2009:400), förvaltningslag, (1986:233), arkivlag (1990:782), personuppgiftslag (1998:204) och lag om överlÀmnande av allmÀnna handlingar till andra organ Àn myndigheter för förvaring (1994:1383).

AllmÀn handling

Varje svensk och utlÀndsk medborgare har rÀtt att ta del av allmÀnna handlingar. Innebörden av detta förklaras nÀrmare i 2 kap tryckfrihetsförordningen (TF).
Huvudregeln Àr att handlingar som Àr allmÀnna enligt nedanstÄende definition ocksÄ Àr offentliga. Var och en har dÀrmed rÀtt att ta del av handlingarnas innehÄll utan oskÀligt dröjsmÄl och man har dessutom rÀtt att vara anonym. Myndigheten fÄr heller inte frÄga efter vilket syfte man har med sin begÀran i större utstrÀckning Àn vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lÀmnas ut, sk sekretessprövning.

Betydelse

Med handling avses framstÀllning i skrift eller bild, men Àven upptagning eller annat som kan förstÄs endast med hjÀlp av teknisk utrustning - t ex mikrofilm eller uppgifter som lagras elektroniskt.

NÀr Àr en handling allmÀn?

En handling Àr allmÀn om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition Àr inkommen dit eller upprÀttad dÀr.

Inkommen

En handling anses inkommen till myndigheten, bolaget eller motsvarande organ sÄ snart den anlÀnt dit eller tagits emot av behörig representant för denna. Registrering eller diarieföring Àr alltsÄ inte ett krav för att handlingen ska anses som inkommen.
Man fÄr ha sk underhandskontakter (delning) med andra myndigheter, utan att det varken rÀknas som en inkommen eller utgÄende handling hos nÄgon av myndigheterna. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter pÄ utformningen Àr alltsÄ undantagna (2 kap 9 § 2 st TF).

UpprÀttad

Enligt 2 kap 7 § TF ska en handling anses upprÀttad

  • nĂ€r den har expedierats
  • nĂ€r det Ă€rende till vilket den hör har slutbehandlats; eller
  • nĂ€r den pĂ„ annat sĂ€tt fĂ€rdigstĂ€llts.

Handlingar som inte expedieras och inte tillhör Àrenden, t ex fristÄende skrivelser och utredningar, blir alltsÄ allmÀnna nÀr de Àr fÀrdigstÀllda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmÀnna efter justering. Vad gÀller diarier, register, journaler sÄ rÀknas de som upprÀttade sÄ snart de Àr fÀrdiga att tas i bruk. Man behöver alltsÄ inte ha börjat föra in uppgifter i dem.
HÀndelser av vikt i ett Àrende som lÀmnats muntligt t.ex. vid ett telefonsamtal eller annan muntlig kontakt eller som inkommer skriftligt via t ex SMS ska dokumenteras. Denna sk tjÀnsteanteckning Àr en upprÀttad allmÀn handling.

OmhÀndertagen för arkivering

Vissa handlingar blir allmÀnna först om och nÀr de omhÀndertas för arkivering. Det gÀller sÄdana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 § TF. För att ett dokument ska anses vara en "minnesanteckning" i lagens mening fÄr det inte innehÄlla uppgifter av betydelse för ett Àrende.
Om minnesanteckningar, utkast och koncept arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de alltsÄ ÀndÄ allmÀnna handlingar.
Observera att anteckningar som i praktiken Àr att jÀmstÀlla med protokoll, Àr inte Àr att betrakta som minnesanteckningar. Begreppet minnesanteckning ska inte heller blandas samman med begreppet tjÀnsteanteckning (se under förra underrubriken).

Förvarad

IT-system anses förvarade hos myndigheten Àven om de rent fysiskt befinner sig pÄ annan plats (t ex Ätkomst till verksamhetssystem som förvaras pÄ extern server). De anses upprÀttade - blir dÀrmed allmÀnna - sÄ snart de fÀrdigstÀllts för lÀsning eller bearbetning. Om ett IT-system görs tillgÀngligt för överföring frÄn den myndighet som svarar för systemet till en annan myndighet anses den som inkommen till den senare och blir dÀrmed allmÀn handling. Ett IT-system som Àr tillgÀngligt för flera myndigheter Àr följaktligen allmÀn handling hos samtliga.

Vad som nu sagts gÀller inte de fall dÀr myndigheten anvÀnder uppgifter i externa databaser enbart för biblioteks- eller referensinformation, t ex databaser myndigheten anvÀnder för sökning av information.

Vad Àr en myndighet?

Myndigheter Àr alla kommunala organ - i princip varje nÀmnd och styrelse - som ingÄr i den kommunala organisationen. SjÀlvstÀndiga förvaltningar under en gemensam nÀmnd kan likasÄ bli jÀmstÀllda med myndigheter i TF:s bemÀrkelse.

Kommunala företag - aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser - över vilka kommunen har ett rÀttsligt bestÀmmande inflytande ska jÀmstÀllas med myndigheter i frÄga om offentlighetsprincipens tillÀmpning (2 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen). RÀttsligt bestÀmmande innebÀr att kommunens ÀganderÀtt Àr mer Àn 50%, att kommunen förfogar över mer Àn hÀlften av samtliga röster eller har rÀtt att tillsÀtta/avsÀtta mer Àn hÀlften av samtliga ledamöter. Vad som hÀr sÀgs om myndigheter gÀller sÄledes Àven sÄdana kommunala företag.

Kommun- och landstingsfullmÀktige Àr i och för sig inte myndigheter men jÀmstÀlls med sÄdana i frÄga om TF:s tillÀmpning.

Kommuner och landsting kan tillsammans bilda kommunalförbund (kommunallag 3 kap 20 § ff). Ett förbund Àr att betrakta som en egen sjÀlvstÀndig kommun. Om inget annat sÀgs gÀller bestÀmmelser för kommuner och landsting i t ex kommunallag och arkivlag Àven för kommunalförbund.
Förbundet ska ha en beslutande församling (förbundsfullmÀktige eller en förbundsdirektion). Den beslutande församlingen ska tillsÀtta en förbundsstyrelse. För ett kommunalförbund ska det finnas en förbundsordning med nÀrmare bestÀmmelser om förbundet. Förbundsordningen ska faststÀllas av förbundsmedlemmarnas fullmÀktige. Kommunalförbundets styrelse Àr förbundets arkivmyndighet. Ett kommunalförbund kan dock inte utfÀrda egna föreskrifter om arkivvÄrd. LÀs mer om detta i avnittet om Föreskrifter om arkivvÄrd.

Krav pÄ registrering m.m.

Den allmÀnna handlingen mÄste enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet mÄste hÄlla sina handlingar i sÄdan ordning att den som söker information kan överblicka bestÄndet och dÀrmed ges möjlighet att finna en viss handling. De bestÀmmelser som finns Àr helt teknikneutrala och bestÀmmelserna gÀller all information, Àven den elektroniska handlingen/informationen.
HÀr behövs de arkivbeskrivningar och arkivförteckningar som Àr obligatoriska enligt 6 § arkivlagen samt den beskrivning av myndighetens allmÀnna handlingar som ska upprÀttas enligt offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 §. Myndigheten ska t ex redovisa

  • vilka register, förteckningar och sökhjĂ€lpmedel som finns
  • vilka tekniska hjĂ€lpmedel som den enskilde sjĂ€lv kan fĂ„ anvĂ€nda hos myndigheten vid sökning
  • vem hos myndigheten som han lĂ€mna nĂ€rmare uppysningar om de allmĂ€nna handlingarna
  • bestĂ€mmelser om sekretess

För att underlÀtta sökningen av in- och utgÄende skrivelser och klara bevakningen av Àrenden m m anvÀnder myndigheterna Àven olika administrativa register, frÀmst diarier.

Att diarieföra handlingar har mÄnga praktiska fördelar, bÄde för insyn och uppföljning, men att registrera Àr inte obligatoriskt utom för sekretesskyddade handlingar. Det finns dock undantag dÀr regeringen föreskrivit att registrering av sekretesshandlingar inte behöver ske (offentlighets- och sekretessförordningen 2 §). T ex gÀller det inom socialtjÀnst för handlingar som tillhör en socialakt och inom fÀrdtjÀnstverksamhet för handlingar tillhörande en fÀrdtjÀnstakt.

I 4 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen slÄs fast att allmÀnheten ska ges goda möjligheter att söka allmÀnna handlingar och att det bör framgÄ nÀr uppgifter har tillförts en allmÀn handling och, om de har Àndrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett. Dessutom anges att allmÀnna handlingar inte bör innehÄlla förkortningar, koder eller liknande som kan försvÄra insynen.

Offentlighetsansvar och PuL-ansvar

Enligt offentlighets- och sekretesslagen kap. 4, 2§ ska varje myndighet alltsÄ upprÀtta en beskrivning över sina allmÀnna handlingar och den beskrivningen ska bl a innehÄlla en beskrivning av de register och förteckningar myndigheten har. Vidare uppgifter ska man beskriva vilka uppgifter myndigheten regelbundetr hÀmtar frÄn eller lÀmnar till andra samt vilka rÀttigheter myndigheten har till försÀljning av personuppgifter.

I tidigare bestÀmmelser angavs att myndigheten skulle ha en sÀrskild förteckning över register etc som fördes med hjÀlp av IT. Denna sÀrskilda bestÀmmelse Àr nu borttagen och mer teknikneutrala regler Àr alltsÄ införda. Men personregister och andra handlingar som upprÀttas och lagras med hjÀlp av IT omfattas av sÀrskilda bestÀmmelser, avsedda att stödja offentlighetsintresset och vÀrna den enskilde och dÀrför Àr det viktigt att man tydligt anger var personuppgifter kan finnas hos myndigheten.

Personuppgiftslagen (PuL) gÀller för sÄdan behandling av personuppgifter som Àr helt eller delvis automatiserad. Personuppgiftsombudet (den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, sjÀlvstÀndigt skall se till att personuppgifter behandlas pÄ ett korrekt och lagligt sÀtt), om sÄdan finns utsedd, skall föra en förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvarige genomför och som skulle ha omfattats av anmÀlningsskyldighet om ombudet inte hade funnits. (PuL §39)

Personuppgiftslagens bestÀmmelser i förhÄllande till arkivlagens

I personuppgiftslagens (PuL) 2§ anges att om det i annan lag eller förordning finns bestÀmmelser som avviker frÄn lagen, ska de bestÀmmelserna gÀlla. Detta innebÀr att det som gÀller för en myndighets arkiv enligt arkivlagen tar över bestÀmmelserna enligt PuL. PuL Àr med andra ord underordnad arkivlagen.

Enligt PuL 9§ fÄr inte personuppgifter bevaras under en lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen. Detta hindrar dock inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmÀnna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet (PuL 8§). Man kan sÀga att behandlingen s a s upphör dÄ överlÀmnande till arkivmyndighet sker. AnmÀlningsskyldigheten enligt 36§ PuL gÀller inte för behandling av personuppgifter som till följd av bestÀmmelserna i arkivlagen eller arkivförordningen utförs av en arkivmyndighet (personuppgiftsförordning 3§).

Sekretess

Vissa allmÀnna handlingar Àr sekretesskyddade. Sekretessen innebÀr dels tystnadsplikt - dvs förbud att muntligen röja eller utnyttja uppgift som Àr hemlig - och dels handlingssekretess - dvs förbud att lÀmna ut en handling med hemliga uppgifter. (I vissa fall gÀller dock s k meddelarfrihet, se 13 kap. offentlighets- och sekretesslagen - gÀller muntligen, ej utlÀmnande av hemliga handlingar).

Sekretessen gÀller bÄde mot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, Àven inom den egna kommunen (sk inre sekretess). Sekretessen ska iakttas av den som p g a anstÀllning, uppdrag, tjÀnsteplikt eller pÄ annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inkl politiker, praktikanter m fl). Endast den som behöver uppgifter för sitt arbete har rÀtt att ta del av sekretesskyddad information.

Sekretessens omfÄng

Uppgifter i allmÀnna handlingar kan hemlighÄllas endast med stöd av bestÀmmelserna i sekretesslagen eller annan lag som offentlighets- och sekretesslagen hÀnvisar till. Det lÀmnas inte utrymme för godtycke: om lagen saknar bestÀmmelse som Àr tillÀmplig pÄ den aktuella uppgiften sÄ Àr denna inte hemlig och ska lÀmnas ut. Sekretesstidens lÀngd kan variera upp till 70 Är. Med tanke pÄ arkivmaterials Älder Àr det viktigt att man uppmÀrksammar huruvida sekretess fortfarande gÀller. Sekretesstiden kan ha löpt ut. NÀr det gÀller personsekretess kan ocksÄ hÀnda att det inte lÀngre finns nÄgon som kan lida men eller skada. Man Àr alltid skyldig att pröva frÄgan om utlÀmnande av handlingar Àven i detta avseende. Vid bedömning av sekretess saknar det i princip betydelse om den vars personliga förhÄllanden berörs har avlidit.
Handling som innehÄller sekretessbelagd uppgift kan vara hemligstÀmplad, men det Àr inte nödvÀndigt. Att en handling Àr försedd med sÄdan stÀmpel frÄntar inte nÄgon skyldigheten att, varje gÄng sÄ begÀrs, pröva om uppgiften kan lÀmnas ut eller ej. HemligstÀmpeln Àr endast en varningssignal om att handlingen kan innehÄlla sekretessbelagda uppgifter. Kopior av sekretessbelagda handlingar Àr underkastade samma bestÀmmelser som originalen.

Överföring av sekretess

Sekretess överförs normalt inte frÄn en kommunal myndighet till en annan. En förutsÀttning för att sekretessen ska följa uppgift som lÀmnar det ursprungliga sekretessomrÄdet Àr att det finns en sÀrskild bestÀmmelse hÀrom. I 11 kap. 6§ offentlighets- och sekretesslagen finns bl a bestÀmmelser om att sekretess medföljer handlingar som överförs till arkivmyndigheten frÄn annan myndighet. Detsamma gÀller handlingar som överlÀmnas till landstingets eller kommunens revisorer.
Om enskilt organ för förvaring övertar handlingar som hÀrrör frÄn myndighet och som hos myndigheten Àr sekretessbelagd, överförs sekretessen till det enskilda organet.

Sekretessprövning vid utlÀmnande

Det kommunala organet, sÄvÀl myndighet som företag dÀr kommunen utövar ett rÀttsligt bestÀmmande inflytande, ska pÄ begÀran av enskild lÀmna ut uppgifter ur handlingar som inte Àr hemliga. BestÀmmelserna i offentlighets- och sekretesslagen tar sÄledes fasta pÄ uppgiften, inte pÄ handlingen som sÄdan. En handling kan bÄde innehÄlla uppgifter som Àr sekretessbelagda och sÄdana som inte Àr det. NÀr man lÀmnar ut en sÄdan handling ska de sekretessbelagda uppgifterna maskeras pÄ ett sÀkert sÀtt innan handlingen utlÀmnas/görs tillgÀnglig.
UtlÀmnandet ska ske utan dröjsmÄl, men man mÄste fÄ tillrÀcklig tid att göra en sekretessprövning och det normala arbetets gÄng fÄr inte hindras.

Vem prövar om en handling fÄr lÀmnas ut? I första hand ska den person som har ansvar för handlingen göra denna prövning. I tveksamma fall kan man rÄdgöra med annan tjÀnsteman eller hÀnskjuta saken till myndigheten eller företaget, dvs ifrÄgavarande nÀmnd eller styrelse eller den tjÀnsteman till vilken arbetsuppgiften delegerats.

Ett beslut om vĂ€gran att lĂ€mna ut ska meddelas sökanden och om denne sĂ„ begĂ€r, ska det lĂ€mnas skriftligt, tillsammans med en förklaring hur beslutet kan överklagas. Den sökande kan dĂ€refter överklaga hos kammarrĂ€tten. Överklagandet stĂ€lls till kammarrĂ€tt men ska skickas till den myndighet (motsvarande) som meddelat avslaget, sĂ„ att myndigheten pĂ„ det sĂ€ttet fĂ„r möjlighet att ompröva sitt beslut. Myndigheten tar alltsĂ„ stĂ€llning till sitt beslut igen och antingen lĂ€mna ut den handling man tidigare sekretessbelagt (nya omstĂ€ndigheter kan ha framkommit) eller överlĂ€mna överklagandet till kammarrĂ€tten med ett yttrande.

Myndigheter har skyldighet att pÄ begÀran lÀmna varandra uppgifter som de förfogar över om inte sekretessbestÀmmelserna hindrar. MÀrk dock att sekretessbrytande uppgiftsskyldighet finns inskriven i 10 kap. offentlighets- och sekretesslagen. Enligt kap. 10 § 2 fÄr sekretesskyddade uppgifter lÀmnas till annan myndighet nÀr uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Den myndighet som begÀr uppgiften bör i sÄdana fall hÀnvisa till den bestÀmmelse som Äberopas.

FörbehÄll vid utlÀmnande m.m.

Myndighet eller företag kan med stöd av offentlighets- och sekretesslagen lÀmna ut hemliga uppgifter till enskilda med sÀrskilt förbehÄll. Ett sÄdant förbehÄll inskrÀnker den enskildes möjligheter att fritt förfoga över uppgifterna. FörbehÄllet kan upprÀttas gentemot vissa enskilda forskare, som behöver ha tillgÄng till hemligt material men som inte har intresse av att exempelvis identifiera eller avslöja uppgifter om enskilda personer. Forskning inom samhÀllsvetenskap och socialmedicin Àr inte sÀllan av denna natur. FörbehÄll ska alltid uppstÀllas skriftligen och undertecknas av den eller de som fÄr del av de hemliga uppgifterna, var och en för sig. Generella förbehÄll kan inte ges.

FörbehĂ„ll av detta slag kan överklagas pĂ„ samma sĂ€tt som avslagsbeslut (se ovan). ÖvertrĂ€delse av förbehĂ„ll Ă€r straffbelagt i brottsbalken pĂ„ samma sĂ€tt som brott mot tystnadsplikt. Forskare pĂ„ offentliga institutioner omfattas av den sekretess som dĂ€r rĂ„der och nĂ„got sĂ€rskilt förbehĂ„ll behövs inte.

Sekretess till skydd för den enskilde gÀller med vissa undantag inte i förhÄllande till den enskilde sjÀlv. Undantagen Äterfinns i kap. 25, §6 offentlighets- och sekretesslagen. Den enskilde kan likasÄ helt eller delvis efterge sin sekretess. UtlÀmnande av sekretesskyddad handling kan sÄledes ske efter samtycke frÄn den eller de som skyddas av sekretessen (11 kap. 1 §).

TillhandahÄllande hos enskilda organ

Ett enskilt organ, privat företag, Àr enligt Lag (1994:1383) om överlÀmnande av allmÀnna handlingar till förvaring hos andra organ Àn myndigheter skyldigt att i enlighet med TF:s och offentlgihets- och sekretesslagens regler pröva en begÀran om utlÀmnande av allmÀnna handlingar som finns i dess förvar. Det enskilda organet ska vid tillÀmpningen av offentlgihets- och sekretesslagen jÀmstÀllas med myndighet. Om organet nekar att lÀmna ut begÀrda handlingar kan beslutet överklagas enligt samma regler som gÀller för myndigheter.
BestĂ€mmelserna om överföring av sekretess gĂ€ller för förvarande organ pĂ„ samma sĂ€tt som för arkivmyndigheter (11 kap. 6 § offentlighets- och sekretesslagen). LĂ€s mer om detta i avsnitt ÖverlĂ€mnande, utlĂ„n... LÄNKA DIT

Kopiering

Om myndighet eller enskild önskar ta del av enstaka handlingar kan det vara bÄde sÀkrare och billigare att i stÀllet kopiera handlingarna.
AllmÀnheten har enligt bestÀmmelserna i TF rÀtt att fÄ kopia av allmÀn handling mot faststÀlld avgift. SÄdan avgift ska dÄ vara intagen i en taxa som faststÀllts av fullmÀktige. Det föreligger inte nÄgon skyldighet att framstÀlla kopia av karta, ritning, bild o dyl om detta Àr förenat med betydande tekniska svÄrigheter.

Myndigheten ska enligt 6 kap. 6 § offentlighets- och sekretesslagen ordna sin IT-verksamhet sÄ att allmÀnheten har möjlighet att ta del av handlingen pÄ terminal eller annat tekniskt hjÀlpmedel. Om den enskilde önskar fÄ med sig en kopia av handlingen behöver IT-upptagningen endast tillhandahÄllas i form av utskrift pÄ papper. Man Àr alltsÄ inte skyldig att lÀmna ut en allmÀn handling elektroniskt (TF 2:12-13).

Upp till sidans topp